Najem lokalu to jedno z najpopularniejszych narzędzi umożliwiających prowadzenie biznesu (w tym gastronomicznego) w lokalu należącym do innego podmiotu. Umowy takie zwykle zobowiązują najemców do uiszczania różnorakich opłat. Poniżej przedstawiam najczęstsze koszty obciążające najemcę i wskazujemy, o jakie zapisy umowne warto zadbać, aby uchronić się przed niekontrolowanymi podwyżkami.
W umowie najmu lokalu wynajmujący (którym najczęściej jest właściciel) zobowiązuje się oddać najemcy lokal do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony. Najemca z kolei zobowiązuje się płacić wynajmującemu czynsz (art. 659 kodeksu cywilnego).
Czynsz
Przepisy zostawiają stronom dużą dowolność w ustalaniu zasad rozliczania czynszu. Zwykle jest on określany w pieniądzach, ale może też być świadczeniem innego rodzaju. Można ustalić na przykład, że zamiast danej kwoty najemca przeniesie na wynajmującego własność jakichś rzeczy albo będzie świadczył na rzecz wynajmującego umówione usługi. Czynsz pieniężny może być wyrażony dowolną walutą. Zwykle strony ustalają, że będzie on płacony we wskazanych odstępach czasu (np. comiesięcznie), ale dopuszczalne jest ustalenie jednorazowej płatności za cały okres najmu.
Czynsz jest wynagrodzeniem wynajmującego za to, że wydał lokal najemcy i umożliwił mu korzystanie z niego. Stąd, obowiązek najemcy płacenia czynszu nie zależy od tego, czy najemca z własnej woli faktycznie używa lokalu czy nie.
Umowy najmów kilkuletnich zawierają zwykle klauzulę o waloryzacji czynszu. Jej celem jest zapewnienie wynajmującemu, że otrzymywany czynsz będzie odzwierciedlał aktualne warunki rynkowe. Klauzula taka powinna zawierać przede wszystkim wskaźnik waloryzacji odpowiadający walucie, w której określony jest czynsz oraz częstotliwość waloryzacji. W przypadku złotówek stosuje się zwykle roczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych Głównego Urzędu Statystycznego. Przyjęcie powszechnie znanego wskaźnika niezależnego podmiotu pozwala na podwyższanie czynszu o obiektywny miernik i w ustalonych z góry odstępach czasu.
Dbając o interes najemcy, w umowie warto zapisać, że podwyżka czynszu nie będzie mogła przekroczyć określonego procentu w porównaniu z kwotą czynszu sprzed waloryzacji. Przykładowo strony mogą uzgodnić, że nawet jeśli wskaźnik inflacji przekroczy 7%, wzrost czynszu w stosunku do roku poprzedniego nie będzie wyższy niż 5%. Zapis taki pozwala rozłożyć między strony ryzyko gwałtownej inflacji i wysokiego wzrostu czynszu.
„Czynsz od obrotu”
Częstą praktyką stosowaną w najmach lokali w galeriach handlowych jest zobowiązanie najemcy do płacenia tzw. „czynszu dodatkowego od obrotu”. Jest to ustalony procent przychodu najemcy z działalności w wynajmowanym lokalu uzyskanego w umówionym okresie. Postanowienia w tym zakresie mogą być bardzo różne zależnie od obiektu. Strony często ustalają, że czynsz dodatkowy jest płacony dopiero przy osiągnięciu określonych przychodów albo dopiero gdy byłby wyższy niż czynsz podstawowy.
Dla najemcy korzystne jest ustalenie, aby czynsz od obrotu nie był należny w okresie „rozruchu”, czyli np. w pierwszych sześciu miesiącach działalności w lokalu. Kluczowe jest też dokładne zdefiniowanie podstawy, od której oblicza się czynsz. Dyskusje stron wywołują zwykle takie kwestie jak to, czy do tej podstawy powinna być wliczana otrzymywana przez najemcę cena opakowań na wynos, cena dań na dowóz, napiwki, wartość anulowanych transakcji, wartość opakowań kaucyjnych, wartość posiłków opłaconych kartami podarunkowymi czy podatek VAT.
Strony często negocjują okres rozliczeniowy tego „czynszu od obrotu”. Dla najemcy dogodne jest, aby okres ten był dłuższy (np. roczny). Wtedy możliwa jest zapłata na podstawie uśrednionych przychodów z całego okresu, w którym wysokie obroty np. z okresu świątecznego są zaniżane przez niższe obroty z innych miesięcy.
Opłaty za media
Naturalnie, najemca samodzielnie finansuje koszty swojej działalności w wynajmowanym lokalu.
Standardowo, najemca ponosi koszty mediów zużytych podczas korzystania z wynajętego lokalu (prądu, gazu, wody, ogrzewania, odprowadzania ścieków, wywozu śmieci, etc.). Aby uniknąć wątpliwości co do zużycia, najemca powinien zadbać o zainstalowanie dla lokalu indywidualnych liczników.
Zgodnie z pierwszym funkcjonującym na rynku rozwiązaniem, umowy na dostawę mediów zawierane są przez wynajmującego, który refakturuje koszty na najemcę, a najemca dokonuje płatności za pośrednictwem wynajmującego. W tej sytuacji najemca powinien zobowiązać w umowie wynajmującego do przedstawiania mu faktur i rozliczeń otrzymanych od dostawcy mediów, aby uniemożliwić wynajmującemu doliczanie nieuzgodnionej marży. Zgodnie z drugim rozwiązaniem, umowy na dostawę mediów zawierane są przez najemcę, który rozlicza się bezpośrednio z dostawcą.
Opłaty eksploatatcyjne
Standardem rynkowym jest też obciążanie najemców kosztami funkcjonowania części wspólnych budynku, w którym znajduje się wynajmowany lokal. Do takich kosztów należą np. sprzątanie części wspólnych, ich ochrona, odśnieżanie, utrzymanie parkingów i terenów zielonych, zarządzanie, konserwacja instalacji, zużycie mediów w częściach wspólnych. Najemcy pokrywają te koszty zwykle w ramach płaconych co miesiąc zaliczek na tzw. opłaty eksploatacyjne.
Jest to często obszar sporów między stronami. Wynika to tego, że w umowach można znaleźć niedookreślone zapisy obciążające najemcę wszelkimi kosztami utrzymania nieruchomości. Dlatego, najemca powinien dążyć do uzgodnienia katalogu konkretnych uzasadnionych kosztów pokrywanych z opłat eksploatacyjnych. Z katalogu warto wyłączyć koszty inwestycyjne i usuwania wad budynku, aby zapobiec finansowaniu przez najemcę zwiększenia wartości nieruchomości wynajmującego.
Ponadto, z punktu widzenia najemcy korzystnie jest wprowadzić roczny limit wzrostu zaliczek na opłaty eksploatacyjne, np. o określony procent w stosunku do roku poprzedniego.
Także dla tych opłat, najemca powinien mieć w umowie zapewnione prawo do wglądu do dokumentów będących podstawą rozliczeń i możliwość przeprowadzenia audytu kosztów. Dzięki temu będzie mógł sprawdzić, czy obciążające go opłaty rzeczywiście odpowiadają uzasadnionym wydatkom wynajmującego.
Inne opłaty
Możliwe jest ustalenie w umowie najmu także innych opłat ponoszonych przez najemcę.
Najemcy lokali w budynkach o charakterystycznej nazwie czy marce, często są obciążani kosztami promocji budynku w ramach comiesięcznej tzw. opłaty marketingowej.
W przypadku lokali ze wspólną przestrzenią stolikową (tzw. food hall / food court) najemcy stanowisk zwykle wspólnie pokrywają koszty utrzymania tej przestrzeni w ramach comiesięcznych opłat.
Jeśli opłaty te mają być płacone przez wiele lat, to zwykle podlegają waloryzacji. Stosują się do nich zatem spostrzeżenia opisane powyżej w kontekście wzrostu opłat.
Podsumowanie
Najemca nie uniknie opłat za korzystanie z cudzego lokalu. Rodzaj tych opłat zależy w dużej mierze od obiektu, w którym znajduje się lokal. Najemca może już na etapie negocjowania umowy zadbać o jej zapisy, przede wszystkim przez konkretne określenie ponoszonych kosztów. Warto przejrzyście ustalić terminy płatności oraz zapewnić, że wszelkie zmiany kwot i terminów wymagają zgody obu stron umowy. Jeśli dopuścimy zmiany przez jedną ze stron, umowa powinna przewidywać jednoznaczne zasady zmiany i maksymalny dopuszczalny wzrost opłat. Dobrze też skonsultować się z doradcą prawnym, aby zapisy umowy najmu były sformułowane w sposób zapewniający przewidywalność kosztów najemcy.
