Pre-opening baru to ostatni etap projektu dla inwestora. Jest to niezwykle ważny, wyczekiwany moment, również przez menedżera, kadrę zarządzającą oraz pracowników. Nowe miejsce, nowe wyzwania, nowi goście oraz możliwość budowania wizerunku miejsca od podstaw.
fot. Freepik
Pre-opening jest ważny, ponieważ pokaże, na co zwrócić uwagę, co jeszcze wymaga poprawy, aby dane miejsce mogło w pełni funkcjonować. Przed pre-openingiem warto zwrócić uwagę na kilka rzeczy, aby nie popełnić błędów, które często przytrafiają się przy tego typu otwarciach.
Przygotowanie dokumentów
Otwierając dane miejsce, powinniśmy mieć przyszykowane niezbędne dokumenty. Od akcyzy, poprzez dokumenty związane z HACCP.
Wielkość i przepustowość lokalu
Musimy znać powierzchnię lokalu, a także liczbę miejsc. Dokładna liczba miejsc dla gości, stolików, hokerów przy barze jest bardzo ważna z perspektywy tego, ile osób możemy maksymalnie przyjąć, oraz ile osób będzie nam potrzebne np. podczas weekendowej zmiany. Warto określić, ile mamy stolików dwu-, cztero-, sześcio- czy ośmiooosobowych. Bardzo przydatny, ułatwiający pracę będzie dla barmanów i kelnerów rzut sali z numeracją stolików i ewentualnym podziałem na strefy w przypadku większego lokalu. Pomaga to w sprawnej komunikacji. Warto taki rzut wgrać w system POS, z jakiego korzystamy, aby sprawniej nabijać i opisywać zamówienia gości.
Sprawy techniczne
Bardzo często podczas intensywnego ruchu, kiedy korzystamy ze wszystkich urządzeń, może wystąpić zbyt duży pobór mocy i w efekcie zrobi się zwarcie. Brak prądu, zresetowanie POS i niepotrzebne nerwy. Dlatego przed otwarciem warto włączyć wszystkie urządzenia na chwilę i zobaczyć, czy gdzieś nie ma przepięcia. Często urządzenia są podłączane pod jedną siłę, w rezultacie czego mogą wystrzelić korki i uszkodzić nam wyposażenie.
Warto sprawdzić z elektrykiem, ile urządzeń może być podpiętych pod daną siłę jednocześnie. Następnym ważnym elementem jest skonfigurowanie systemu POS i stworzenie receptur. Tydzień przed pre-openingiem powinniśmy mieć skonfigurowany system POS z oprogramowaniem i drukarką fiskalną. W systemie powinny zostać stworzone wszystkie receptury koktajli, mocktaili oraz dla ułatwienia obsługi klawisze na pełne butelki zarówno wszystkich win, jak i alkoholi. Niezbędne jest sprawdzenie połączenia drukarki fiskalnej systemu POS oraz przeszkolenie obsługi, jak prawidłowo podłączyć terminal i drukarkę oraz jak zrobić kopię rachunku czy zwrot na kartę.
Zgodność menu i cen z systemem
Niezgodność cen w systemie z cenami w menu to jeden z najczęściej przytrafiających się błędów. Przed oddaniem menu do druku warto, aby parę osób sprawdziło, czy wszystkie dania, koktajle, alkohole są wpisane w menu oraz czy ceny są takie same jak w systemie. Sprawdzając ceny w menu, warto sprawdzić w naszym systemie, czy wszystkie dostępne dania i koktajle fiskalizują się na drukarce, a jeśli serwujemy jedzenie – czy zamówienia wychodzą do kuchni i czy jest możliwość dodawania opisów do naszych zamówień.
Stworzenie receptur i wskazanie magazynów
W gastronomii trzeba dobrze umieć liczyć. Ze względu na wysokie koszty prowadzenia tego biznesu w Polsce musimy znać nasze koszty – od stałych poprzez koszty personalne do kosztu surowców. Dopiero wtedy wiemy, za ile coś powinniśmy sprzedawać, aby móc na tym odpowiednio zarobić. Opracowanie dokładnych receptur jest istotne w kwestii zużycia surowców i inwentaryzacji. Na to warto poświęcić dużo czasu, ponieważ jeśli stworzymy złą recepturę, będziemy mieli braki, które potem w czasie inwentaryzacji będą zawyżały nasz beverage czy food cost.
Dlatego od samego początku tak ważne jest ustalenie dokładnych receptur oraz magazynów. Jeśli w lokalu mamy kuchnię i kuchnia jest rozliczana osobno, powinniśmy np. owoce czy soki, z jakich korzysta bar czy restauracja, trzymać w oddzielnym magazynie. Przy przydzielaniu pomieszczeń warto mieć w lokalu podręczny magazyn, w którym będziemy mieli zawsze pod ręką owoce, softy, piwa, wina, które mamy na kieliszki, i alkohole.
Inwentaryzacja sprzętu, porcelany
Inwentaryzacja całego wyposażenia restauracji i baru oraz stworzenie odpowiednich formularzy np. stłuczek jest koniecznością. Ilość szkła, które tłucze się codziennie w barze, na sali czy zmywaku, wydaje się niezbyt duża, ale w skali miesiąca już tak. Codziennie jeden kieliszek do wina to w ciągu miesiąca 30 kieliszków, w ciągu pół roku 180, a w skali roku 360. A mówimy tylko o jednym kieliszku dziennie, który z pozoru nic nie znaczy. Tyle że 360 stłuczek rocznie, gdy kieliszków zakupionych na otwarcie było 400, to taka liczba robi różnicę.
Robiąc inwentaryzację, warto również wydzielić magazyn szkła czy porcelany i tzw. magazyn rezerw szkła, czyli pomieszczenie z określoną ilością zapasu, do którego dostęp mają tylko określone osoby, jak menedżer, dyrektor zarządzający. Każde wydanie szkła z takiego magazynu powinno być wpisane w stworzony wcześniej arkusz inwentaryzacyjny. Inwentaryzacja to również ostatni moment na dokupienie rzeczy, o których mogliśmy zapomnieć, a będą nam potrzebne na otwarcie.
Wydajna kostkarka i wyparzarka z odwróconą osmozą
Rolą dobrego menedżera jest usprawnianie procesów w organizacji pracy. Pomoże w tym nowoczesny sprzęt gastronomiczny taki jak wyparzarka z odwróconą osmozą, dzięki której nie trzeba polerować szkła. W rezultacie nie potrzebujemy dodatkowej osoby do polerowania szkła, a co za tym idzie – koszty pracy są mniejsze. A jest jeszcze coś ważnego: komfort pracy, który jest bardzo istotny dla pracowników. Kolejnym urządzeniem jest wydajna kostkarka. Obecnie na rynku jest mnóstwo kostkarek produkujących różnej wielkości kostki lodu, a także bryły lodowe czy kruszony lód. Warto pomyśleć o takim wydajnym urządzeniu, aby na otwarciu nie zabrakło nam lodu. Dobry lód w dzisiejszych czasach jest duszą koktajlu, dlatego zadbajmy o jego ilość i jakość.
Odpowiednia liczba zamrażarek i lodówek
Każda lodówka podblatowa jest na wagę złota. Warto kupić lodówki, w których możemy regulować wysokość półek oraz temperaturę. Lodówki powinny być zlokalizowane blisko stacji barmańskiej, aby barman mógł mieć wszystkie softy homemady, piwa, wina pod ręką. Lodówka na wino powinna być najlepiej dwustopniowa na wino białe i czerwone. Warto zadbać również o odpowiednią liczbę koszy na śmieci. Rzecz z pozoru błaha, ale istotna. Kosze należy ustawić przy miejscach, gdzie kroimy owoce, wyciskamy świeże soki. Oddzielny powinien być na butelki.
Zakup drobnego sprzętu i płatników dla kelnerów
Gastronomia to suma detali. Zarówno wygląd restauracji, stoliki, jak i oferta mają największe znaczenie, ale istotny jest również drobny sprzęt. Każdy pracownik powinien mieć trybuszon oraz otwieracz do wina. Warto także zdecydować się na zakup eleganckich płatników, najlepiej z logiem firmy.
Checklisty i manuale
Checklista przez wiele osób jest znienawidzona, ale to potęga, która pomaga kontrolować sytuację w restauracji i barze. Powinniśmy dokładnie przed otwarciem opracować checklistę otwarcia i zamknięcia restauracji. Na barze powinna znaleźć się checklista wszystkich alkoholi, win, softów. Niezbędne jest opracowanie manuali koktajli dla barmanów, zarówno tych, które są w menu, jak i najpopularniejszych klasycznych, aby wszystko wychodziło z baru czy kuchni zawsze tak samo. Powtarzalność dań i koktajli jest bardzo ważna w lokalu. W dzisiejszych czasach jest bardzo trudna do utrzymania, lecz dzięki manualom i pracy z zespołem jest do osiągnięcia. Oprócz tego polecam zrobienie listy 15-20 najpopularniejszych koktajli klasycznych, których możemy nie mieć w karcie, ale warto je znać i mieć na nie receptury i oczywiście przyciski w systemie POS.
Test panel
Każdy pracownik musi znać menu zarówno z jedzeniem, jak i koktajlowe. Wyszkolona załoga świadczy o poziomie lokalu i profesjonalnym podejściu do wykonywanej pracy. Trudno byłoby opowiadać gościom, jak smakuje dana potrawa, jeśli znamy ją tylko z opisu. Kiedy spróbujemy koktajlu czy dania na test panelu, jesteśmy bardziej wiarygodni, a dzięki temu jesteśmy lepszymi sprzedawcami.
Skrócona karta menu na otwarcie
Otwierając lokal, powinniśmy zawsze mieć na uwadze, że coś może jeszcze pójść nie tak. Stres związany z otwarciem plus problemy techniczne czy ergonomiczne wyjdą zawsze. Dlatego aby uniknąć niepotrzebnych wpadek, warto na pre-opening przygotować skrócone menu zarówno z jedzeniem, jak i koktajlowe. Wtedy dopiero możemy ocenić, czy koktajle, które przygotowaliśmy, nie są zbyt pracochłonne i czy to, co oferujemy, smakuje gościom. Często robimy koktajle pod własny gust, a nie gust gości, a to właśnie oni zostawiają u nas pieniądze. Dlatego zanim zaczniemy robić rzeczy mocno ambitne, zacznijmy od smacznych prostych połączeń smakowych. Dopiero potem ocenimy, jaki jest nasz zakładany profil gościa, a kto rzeczywiście do nas przychodzi.
Komunikacja w social mediach
W dzisiejszych czasach komunikacja w social mediach jest niezwykle istotna, aby dotrzeć do naszych gości. Reklamy sponsorowane na Instagramie, Facebooku, Google Ads – jest tego cała masa. Ważna jest strategia komunikacji, jakościowe zdjęcia i filmy oraz content, jaki chcemy tworzyć. Jeśli chcesz wywrzeć dobre pierwsze wrażenie, nie rób zdjęć telefonem. Zainwestuj w dobrego fotografa. Opracuj plan działania, stwórz kalendarz postów. I rozpocznij komunikację co najmniej dwa miesiące przed planowanym otwarciem. I najważniejsze: publikuj regularnie.
Arkadiusz Białkowski
Bar manager Patio & Tulipe Golden Tulip Warsaw Centre oraz trener, doradca w Gastroinvest Group
Dodaj komentarz