Przestrzeganie przepisów prawa pracy to nie tylko prawny obowiązek podlegający kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Jest to także nieocenione narzędzie utrzymania wysokiego poziomu satysfakcji i motywacji u pracowników. W firmach takich jak restauracje tworzenie grafików jest kluczowym procesem dla zapewnienia zgodności pracy z prawem.
Branża gastronomiczna istotnie różni się od innych pod kątem godzin pracy. Rzadko spotyka się restauracje, w których możliwe jest działanie od poniedziałku do piątku między 9 i;
17. Zobaczmy, które regulacje mają najistotniejsze znaczenie, a przy tym ich stosowanie w gastronomii będzie różnić się od innych zakładów pracy.
Obowiązek ustalania grafików i podawania ich do wiadomości załogi
Z przepisów wprost wynika, że pracodawca zobowiązany jest do ustalania i przekazywania pracownikowi obowiązującego go grafiku. W przypadku stałych dni i godzin pracy jest to procedura jednorazowa. W branży gastronomicznej jednak często lokal działa przez siedem dni w tygodniu, a przy tym obłożenie pracą zmienia się w zależności od sezonu, dnia tygodnia, a nawet pogody. W praktyce popularne są więc grafiki ze zmiennymi dniami lub godzinami pracy. Kodeks pracy pozwala na ich stosowanie. WAŻNE Przepisy wymagają, aby grafik ustalany był na nie krócej niż miesiąc. Musi być przekazywany pracownikowi nie później niż tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego rozkład dotyczy (art. 129 § 3 k.p.). Grafik należy sporządzać na piśmie (papierowy dokument z odręcznym podpisem) lub w formie elektronicznej (np. e-mail lub publikacja w portalu dostępnym dla pracowników). Elektroniczny grafik powinien być archiwizowany w sposób niebudzący wątpliwości, a także pozwalać pracownikom na pobranie i wydrukowanie go.
Z biznesowego punktu widzenia dla menedżera restauracji sporządzenie grafiku sprowadza się do ustalenia liczby pracowników niezbędnych do sprawnej działalności lokalu w poszczególnych dniach i godzinach. Aby jednak uniknąć ryzyka prawnego, należy przy tym uwzględnić regulacje prawa pracy.
Dobowa (co do zasady 8 godz.) i tygodniowa (przeciętnie 40 godz.) norma czasu pracy
Grafik nie powinien przewidywać dla danej osoby dnia pracy dłuższego niż obowiązująca ją dobowa norma. Praca w nadgodzinach nie powinna być w żadnym przypadku zaplanowana z góry, gdyż mogłoby to narazić pracodawcę na problemy ze strony PiP. Nadgodziny są narzędziem nadzwyczajnym, gdy zdarza się sytuacja nieprzewidziana (np. nagły wypadek pracownika, usterka hydrauliczna wymagająca naprawy, aby zapobiec zalaniu kuchni), której nie może rozwiązać w inny sposób. WAŻNE Doba pracownicza nie jest równoznaczna z dobą zegarową. Doba pracownicza to kolejne 24 godziny liczone od chwili, gdy dana osoba zaczyna pracę według grafiku. To w tych okresach liczy się przestrzeganie dobowych norm czasu pracy i odpoczynku. Zgodność z normą tygodniową ustala się „przeciętnie” na przestrzeni okresu rozliczeniowego.
Wymiar etatu, system/rozkład czasu pracy danej osoby
Przygotowując grafik, należy uwzględniać szczególne regulacje, które mogą dotyczyć indywidualnych pracowników, takie jak praca weekendowa, skrócony tydzień pracy, niepełny wymiar czasu pracy itp. Więcej o tych pojęciach pisałam w poprzednim wydaniu „Restauracji”. Ponadto należy pamiętać o szczególnych przerwach przysługujących pracownikom z niepełnosprawnościami czy np. matkom karmiącym piersią.
Praca zmianowa
W przypadku zastosowania pracy zmianowej należy z góry ustalić zasady przechodzenia pracowników z jednej zmiany na drugą. Te zasady powinny być następnie stosowane przy ustalaniu grafików. Warto też zwrócić uwagę, że grafik może wymagać, aby zmiany chociaż częściowo nakładały się, gdy pracownicy muszą przekazywać sobie obowiązki. Wygodnym rozwiązaniem jest też nakładanie się zmian w kilku godzinach, gdy ruch w restauracji jest największy.
Odpoczynek dobowy (11 godz.) i tygodniowy (35 godz.
) Menedżer tworzący grafik musi zawsze mieć na uwadze zapewnienie pracownikom wymaganych przepisami okresów odpoczynków. Jest to nie tylko obowiązek prawny, ale także uzasadniona fizjologicznie i psychologicznie konieczność. W uproszczeniu – po każdym dniu pracy pracownik powinien odpoczywać co najmniej 11 godzin. Przykładowo, po zakończeniu zmiany o godz. 22 pracownik nie może następnego dnia zaczynać wcześniej niż o 9 rano. Wymagany odpoczynek tygodniowy oznacza w praktyce zapewnienie pracownikowi co najmniej jednego pełnego dnia wolnego w tygodniu (11 godzin odpoczynku dobowego + pełne kolejne 24 godziny). Ze względów praktycznych kodeks pracy dopuszcza, aby odpoczynek tygodniowy był krótszy (nie krótszy niż 24 godziny), gdy wymaga tego organizacyjnie przejście z jednej zmiany na drugą, np. przejście ze zmian wieczornych na poranne w kolejnym tygodniu.
Co najmniej jedna niedziela wolna na cztery tygodnie
Zasadą w polskim prawie pracy są wolne niedziele. Praca w niedzielę jest dopuszczalna w enumeratywnie wymienionych branżach/okolicznościach, w tym w gastronomii. Nie oznacza to jednak pełnej swobody pracodawcy w tym zakresie. Przede wszystkim ten, kto pracuje w niedzielę, musi otrzymać w zamian inny dzień wolny w ciągu sześciu dni przed taką niedzielą lub po niej. Co najmniej raz na cztery tygodnie każdy pracownik powinien mieć dzień wolny ustalony na niedzielę. Wyjątkiem są zatrudnieni w weekendowym systemie czasu pracy.
Uwzględnianie dyspozycyjności
Czas pracy przy zatrudnieniu pracowniczym co do zasady ustala pracodawca. W miarę możliwości warto jednak uwzględniać preferencje pracowników oraz ich osobiste potrzeby. Odbywa się to w drodze przyjmowania i akceptowania wniosków o urlopy wypoczynkowe, opiekuńcze, wniosków o czas wolny dla rodziców i opiekunów. O ile przyjęty plan urlopów znany jest z wyprzedzeniem, o tyle korzystanie z innych przysługujących dni wolnych może następować na wniosek składany nawet tego samego dnia.
W przypadku zatrudniania osób na podstawie umów cywilnoprawnych ta kwestia ma się nieco inaczej. Tutaj zawsze powinno się uwzględniać preferowane dni i godziny dostępności zleceniobiorcy. Pozostawianie decyzyjności w tym zakresie tylko szefowi może powodować ryzyko, że zatrudnienie zbliży się za bardzo do stosunku pracy (więcej na ten temat mogą państwo przeczytać w nr 2/2024 „Restauracji”). Także w pozostałym zakresie rekomenduję w stosunku do osób na umowach zleceniach nie naruszać przepisów o czasie pracy i odpoczynku.
Po pierwsze, znajdują one uzasadnienie w uwarunkowaniach fizjologicznych i psychologicznych. Po drugie, minimalizują ryzyko kwestionowania charakteru prawnego takiej relacji. Tworzenie harmonogramów z uwzględnieniem istotnych przepisów prawa pracy z jednej strony minimalizuje ryzyko prawne, a z drugiej – pozytywnie wpływa na zadowolenie i motywację pracowników. W połączeniu z wykorzystaniem różnych dostępnych systemów i rozkładów czasu pracy świadome budowanie grafików jest narzędziem niezbędnym dla efektywnej i niezakłóconej pracy restauracji. Dodatkowo pomocna będzie porada wyspecjalizowanego prawnika lub korzystanie z branżowego oprogramowania.
Dodaj komentarz