Temat Numeru: Sposoby na oszczędności w gastronomii   W NUMERZE

Jak zaoszczędzić? Jak ciąć koszty? Jak przetrwać? To pytania, z którymi od miesięcy konfrontowana jest branża gastronomiczna. Nadrzędnym wyzwaniem jest znalezienie złotego środka, to znaczy sposobu, jak zaoszczędzić, nie obniżając przy tym jakości oferowanego jedzenia oraz serwisu.

Jak prowadzić przynoszący zyski biznes gastronomiczny w obliczu już nie tylko wojny w Ukrainie i wszystkich reperkusji, jakie to za sobą pociąga (brak turystów, ceny energii, problemy z łańcuchem dostaw, a przede wszystkim postrzeganie Polski przez inwestorów jako państwa przyfrontowego), ale także galopującej inflacji, wszechobecnej drożyzny, podwyżek cen surowców, zmian podatkowych, niestabilności energetycznej? Teraz bardziej niż kiedykolwiek restauracje muszą uważać na swoje wydatki. Mięso zdrożało w 2022 r. nawet o połowę. Do podwyżki w największym stopniu przyczyniła się sytuacja na światowym rynku pasz.

Powodem jest oczywiście konflikt za naszą wschodnią granicą i ograniczona podaż ukraińskiego zboża, która wpływa nie tylko na to, ile płacimy za kurczaka czy wołowinę, ale także za jajka, masło czy mleko. To zmusza do coraz bardziej racjonalnego planowania cen dań w menu i wydatków, przemyślenia food cost, marż, surowców. Takim skrajnie utopijnym obrazkiem obniżania kosztów w restauracji jest lokal po prostu zaniedbany: zniszczony obrus, karta dań nosząca ślady potraw sprzed miesięcy czy spalone żarówki w łazienkach. To wyraźnie wskazuje, że lokal zaczął oszczędzać na czym się da.

Oszczędności na siłę nie mogą pozostać bez wpływu na funkcjonowanie i prestiż lokalu. Szybko zakończą się zmniejszeniem liczby gości, a w efekcie spadkiem obrotów. Na pogorszeniu jakości nigdy nie można zarobić więcej. Takie sposoby zawsze przynoszą odwrotny skutek. Nie tędy droga. Wyzwaniem jest takie pokierowanie wydatkami, aby nie ucierpiała na tym jakość i renoma lokalu.

Oszczędności są potrzebne, ale tylko racjonalne. Istnieje wiele strategii oszczędzania kosztów w restauracji, które mogą zaoszczędzić nawet tysiące złotych rocznie. Niektóre są proste do wdrożenia, inne wymagają planowania oraz metodycznego podejścia. Poznajmy najważniejsze obszary, w których realnie można dokonać oszczędności przez obniżenie kosztów: oszczędności zapasów, ekonomiczne menu, oszczędności pracy, zmniejszone straty, oszczędność sprzętu, efektywność energetyczna. 

Pełna zmywarka, czyli najprostsze sposoby

Często to te najprostsze rozwiązania, które wydają się tak oczywiste, mogą przynieść wiele oszczędności. Takim standardowym hasłem jest słynne: „włączaj tylko pełną zmywarkę”. I jest to zdecydowanie rozsądna rada. Używanie w połowie pustej zmywarki przez cały dzień jest jak wyrzucanie pieniędzy w błoto. Zdecydowanie lepiej poczekać, aż zmywarka się zapełni, zanim naciśniemy „start”, zmniejszymy przez to koszty wody, detergentów i energii. Warto zainstalować krany i toalety o niskim przepływie.

To rozwiązanie pozwala restauracji zaoszczędzić 20-40 proc. na zużyciu wody. Baterie o niskim przepływie zmniejszają przepływ wody bez zmniejszania jej ciśnienia, dzięki czemu są bardziej wydajne i przyjazne dla budżetu. Inne dość oczywiste sposoby to m.in.: stosowanie żarówek energooszczędnych – to szybki i skuteczny sposób na obniżenie rachunków za energię, a także na propagowanie świadomości ekologicznej. Te żarówki nie tylko działają dłużej niż te zwykłe, ale każda z nich pozwala zaoszczędzić realne pieniądze w skali roku. Nawyk wyłączania wszystkich nieużywanych sprzętów, jak np. ekspres do kawy (nie pozostawiać ich w trybie czuwania).

Przed wyjściem z lokalu zawsze warto zgasić wszystkie światła lub zamontować czujniki ruchu, zamykanie okien i drzwi przy używaniu klimatyzacji oraz ogrzewania. Unikanie wietrzenia pomieszczeń i grzania na najwyższym poziomie, naprawy cieknących kranów czy instalacja kranów na czujniki zbliżeniowe. Warto także monitorować koszt bezpłatnych składników. Są produkty, których goście oczekują gratis, takie jak chleb, masło, przyprawy, dodatki, serwetki. Koszt tych bezpłatnych przedmiotów jest zwykle dodawany do ceny przystawki. Warto pomyśleć o bezpłatnych pozycjach w swoim menu i obliczyć, o ile zwiększają one koszty żywności. Jeśli jest to więcej niż 10 proc., może istnieć pewien potencjał oszczędności kosztów dzięki dokładniejszej ich kontroli. 

Słowo klucz – energooszczędność

Energooszczędne urządzenia mogą w dłuższej perspektywie zaoszczędzić restauracji dużo pieniędzy. – Obecna sytuacja energetyczna powoduje, że gastronomia staje przed dużym wyzwaniem z optymalizowania zużycia energii, czasu oraz zużycia produktów. Dużą część stanowią urządzenia, w których przygotowujemy posiłki, dlatego ważnym elementem jest dobór urządzeń o niskim poborze energii połączonym z krótkim czasem przygotowania produktów przy zachowaniu perfekcyjnego efektu końcowego – wyjaśnia Janusz Szaton, key account manager Best Company Solutions. – Zgodnie z informacjami z firmy Engie Impact w gastronomii prawie 80 proc. rocznych kosztów energii wiąże się z nieefektywnym energetycznie przyrządzaniem, przechowywaniem i magazynowaniem potraw.

Wobec ogromnych wyzwań konieczna może się więc okazać modernizacja wyposażenia kuchni. Urządzenia Rational nie tylko gotują inteligentnie, ale również oszczędzają inteligentnie. Dotyczy to zużycia energii, nakładu pracy, wymaganej przestrzeni, zużycia surowców i tłuszczu. W porównaniu z tradycyjną technologią przyrządzania potraw nasze urządzenia oferują nawet o 70 proc. niższe koszty energii. Urządzenia można włączać bezpośrednio przed użyciem, dzięki krótkim czasom rozgrzewania. Poza tym mieszane załadunki z wykorzystaniem iProductionManager w iCombi Pro, strefowe rozgrzewanie kadzi z wykorzystaniem iZoneControl w iVario Pro pozwalają oszczędzać energię – dodaje Anna Pycińska, dyrektor marketingu Rational.

Warto także utrzymywać zamknięte drzwi lodówki, nawet w szczycie pracy. Sprawdzać ustawienia temperatury w lodówkach, bo utrzymywanie zbyt niskiej temperatury urządzeń chłodniczych to strata energii elektrycznej. Kolejny prosty a efektywny sposób to regularne czynności konserwacyjne. Pamiętajmy o regularnym czyszczeniu kratek wentylacyjnych i sprawdzaniu, czy wyciągi działają w sposób prawidłowy. Unikajmy chłodziarek i zamrażalników ze szklanymi drzwiami. Szkło jest złym materiałem izolacyjnym, co wpływa na większe zużycie energii. Nie zapełniajmy chłodziarek i zamrażarek po brzegi, ale nie zostawiajmy ich całkowicie lub prawie całkowicie pustych. Restauracje zużywają około 2,5 raza więcej energii na metr kwadratowy niż inne firmy komercyjne.

Media zazwyczaj stanowią 2-6 proc. całkowitej sprzedaży. Koszty można by obniżyć nawet o 15 proc. przy pewnych umiarkowanych zmianach w praktykach. Warto pomyśleć także o zmianie kuchenki na płytę indukcyjną. Gotowanie indukcyjne jest do 50 proc. wydajniejsze, ponieważ do dostarczania ciepła zamiast elementów grzejnych zastosowano magnesy. Więcej energii jest kierowane bezpośrednio do żywności, a urządzenia wyłączają się automatycznie po wyjęciu patelni. 

Używane, nowe, premium?

Istnieje cała grupa sprzętu i wyposażenia restauracji, która wymaga inwestycji. Produkt wysokiej jakości, zwłaszcza w intensywnym codziennym użyciu musi być: a) solidny i ułatwiający pracę, b) nowoczesny i energooszczędny, c) ze sprawnie działającym serwisem. Sprzęty, które zdecydowanie warto kupić jako nowe, i to wysokiej jakości, to: naczynia nierdzewne, produkty bezpieczeństwa, takie jak gaśnice, noże, ale przede wszystkim urządzenia, które muszą pozostać włączone lub aktywne przez długi czas, jak lodówka, zmywarka czy piec. – W czasach galopującej inflacji i rosnących kosztów oszczędzanie jest w cenie. Z mojego punktu widzenia jednym z rozwiązań najbardziej przyczyniających się do zachowania zasobów w gastronomii jest po prostu zaopatrzenie lokalu w najwyższej klasy zmywarkę. To bohaterka każdego kuchennego zaplecza, która pozwala na oszczędność czasu, wody i pracy, a także zwiększa poziom higieny, co przekłada się na większe zyski i lepszą opinię wśród klientów.

Dobra maszyna szybko i efektywnie zmywa duże ilości naczyń, dzięki czemu można zwiększyć liczbę serwowanych posiłków. Dzięki zmywarce ograniczamy zużycie wody: nowoczesne maszyny są bardziej efektywne od ręcznego mycia naczyń. Możemy oszczędzić ilość pracy personelu, pozwalając pracownikom skupić się na innych zadaniach. Bywa też, że nie musimy zatrudniać więcej osób, niż naprawdę potrzebujemy. Decyzja o wprowadzeniu odpowiedniej zmywarki do gastronomii jest inwestycją, która zwraca się w krótkim czasie – im większa liczba zmywanych naczyń, tym szybciej odczujemy korzyści finansowe – wyjaśnia Marcin Wajda, dyrektor komunikacji i marketingu w Winterhalter. – W naszym portfolio mamy ciekawe ergonomiczne rozwiązania dla gastronomii szeroko rozumianej. Jednym z ciekawszych rozwiązań jest urządzenie do smażenia w gorącym oleju Quality Fry. Dzięki nowoczesnemu systemowi filtrów węglowych nie potrzebujemy ani wentylacji, ani okapu.

Zamknięta kadź, w której odbywa się proces smażenia, pozwala na zmniejszenie do 35 proc. zużycia oleju oraz do 30 proc. zużycia energii. Kolejnym urządzeniem jest kolbowy ekspres włoskiego producenta Dalla Corte, który dzięki innowacyjnym technologiom MCS (Milk Control System), OCS (Online Control System), GCS (Grinder Control System) wykorzystanym w ekspresie, a w szczególności technologii multiboiler, pozwala w dużym stopniu zautomatyzować proces parzenia wyśmienitej kawy, a także ograniczyć zużycie energii oraz czasu pracy – dodaje Janusz Szaton.

Poza tym zakup używanego sprzętu, zwłaszcza elektrycznego, o niewiadomym przebiegu może zagrażać bezpieczeństwu personelu lub ograniczyć zdolność do wykonywania swoich zadań. Inwestycja w nowe elementy jest więcej niż warta. Ale też istnieją sprzęty w restauracji, o które można się pokusić z rynku wtórnego, np. stoły i krzesła, blaty, gabloty, elementy dekoracyjne etc. Tak, to możliwe, aby zaoszczędzić na zakupie używanego sprzętu. W zależności od typu urządzenia może się okazać, że wcale niekoniecznie musimy kupować nową rzecz. Warto zapytać i poszukać ofert używanego sprzętu. Używany sprzęt restauracyjny jest zwykle znacznie tańszy i często całkiem nowy. Kupując urządzenia lub sprzęt do restauracji, szukajmy przede wszystkim niedawno zamkniętych firm i lokali gastronomicznych. 

Co z leasingiem?

Leasing stanowi alternatywę dla kredytów i klasycznych zakupów ratalnych. I za sprzęt do restauracji można zapłać leasingiem. Restauratorzy coraz częściej sięgają po to finansowe rozwiązanie. Pomaga im to w rozwoju biznesu i pozwala odciążyć firmowy budżet. Dzięki leasingowi można zakupić kosztowne piece, zmywarki, kuchnie, ekspresy do kawy, a nawet całe wyposażenie restauracji. Dla małych firm jednorazowe zainwestowanie dużej kwoty w sprzęt jest bardzo ryzykowne i często wręcz niemożliwe.

To może postawić restauratorów będących w początkowej fazie działalności lokalu wręcz na granicy płynności finansowej. A przecież planując poważne i kosztowne zakupy, należy zawsze brać pod uwagę ewentualne kryzysy i problemy z wypłacalnością. – Oczywiście wiem, że wysokiej klasy sprzęt zmywający to wydatek, na który nie zawsze można sobie pozwolić. Ale Winterhalter znalazł rozwiązanie. W odpowiedzi na zapotrzebowania firm z branży HoReCa przygotowaliśmy ofertę długoterminowego najmu naszych profesjonalnych zmywarek. Niekwestionowaną zaletą tego rozwiązania jest przewidywalność inwestycji rozłożonej na lata oraz zabezpieczenie w postaci bezpłatnego serwisu przez cały okres trwania umowy.

W obecnych, trudnych czasach widzimy wzmożone zainteresowanie usługą wynajmijzmywarke.pl, ponieważ jest ona idealnym rozwiązaniem zbilansowania kosztów, bez utraty najwyższej jakości profesjonalnego zmywania oraz bezpieczeństwa, jakim jest współpraca z doświadczonym i stabilnym partnerem. Winterhalter oferuje pełną obsługę techniczną i zaopatrzenie w niezbędną chemię. Maszyny wynajmujemy na elastycznych zasadach, z możliwością wymiany modelu w trakcie trwania umowy, a po jej wygaśnięciu wykupu maszyny po preferencyjnej cenie. Solidny, energooszczędny sprzęt to definitywnie dobry kierunek szukania korzyści finansowych – reasumuje Marcin Wajda. 

Inżynieria menu

To ostatnio modne zagadnienie. Inżynieria menu ma tak naprawdę dwa wymiary: pierwszy związany z analizą sprzedaży, preferencji gości, dostaw, strat etc., a drugi literalnie nawiązujący do nazwy – czyli takie tunigowanie karty, aby spełniała swoje zadanie bycia narzędziem sprzedaży. W prowadzeniu restauracji niezwykle ważne jest metodyczne podejście do sprzedaży i karty. To zaś wraz z obliczaniem food cost stanowi fundament zarządzania restauracją. Upraszczając wyjaśnienie tego zagadnienia, bez dokładnego sprawdzeniu menu pod kątem rentowności i sprzedaży, a następnie wyciągnięcia odpowiednich wniosków i uzyskania oczekiwanych efektów biznesowych nie uda się wymiernie obniżyć kosztów.

Do inżynierii menu przydatne są dane dotyczące sprzedaży, ułatwia to chociażby system POS oraz precyzyjnie obliczony food cost poszczególnych dań. Food cost to wartość wszystkich zużytych surowców w danym okresie. Można go kontrolować chociażby przez regularną inwentaryzację. Codzienne inwentaryzacje zmniejszają ryzyko marnowania żywności. – Najlepszą i najskuteczniejszą techniką jest kontrola wędrówki towaru przez lokal, czyli wszystkich etapów: zamówienie, przyjęcie towaru, magazynowanie, produkcja, sprzedaż.

Po pierwsze – każdorazowe dokładne sprawdzenie dostawy, po drugie – właściwe magazynowanie i kontrola magazynów, ograniczony dostęp, po trzecie – kuchnia, czyli etap produkcji, gdzie główną odpowiedzialność ponosi szef kuchni za to, jak towar jest używany, czy receptury są wykonywane prawidłowo oraz jaki jest poziom strat, i wreszcie sprzedaż, czyli kontrola, czy to, co jest w kasie, pokrywa się z tym, co wychodzi z kuchni, jakie błędy zamówień popełnia obsługa, bo każde źle zabonowane danie to kolejne wydane w zamian, czyli podwojenie food cost – tłumaczy Krzysztof Kalicińki, ekspert Blackboard Consulting. Zwraca uwagę, że niezbędne są również takie taktyki jak: przed- -porcjowanie półproduktów i produktów, ważenie, odmierzanie itp. – Zwykle nielubiane przez nikogo, bo to dodatkowa czynność, ale jeżeli chcemy mieć wynik i poprawę, to trzeba się z tym liczyć i być trochę jak w laboratorium. Mówię laboratorium, bo gastronomia to penny business, liczy się każdy plasterek, każdy liść i każdy gram. Absolutnie kluczowa jest inwentaryzacja i liczenie zużycia rzeczywistego. To jest ten prawdziwy, ogólny food cost lokalu, który mówi ci, czy dobrze gospodarujesz towarem. Absolutnie przeciwny jestem takim sposobom jak zmniejszanie gramatur, zamiana składników na tańsze, czyli gorszej jakości. Lepiej danie usunąć z karty, niż obniżyć jego jakość.

Klienci zauważą to na pewno, zwłaszcza stali, i oprócz problemu z kosztami zafundujemy sobie problem ze sprzedażą – wyjaśnia. Jak wskazuje ekspert Blackboard Consulting, świetnie sprawdzają się nie od dziś krótkie karty, bo przy takich łatwiej kontrolować mniejszą ilość produktów, zmniejsza się ryzyko strat i łatwiej dokonywać zmian w karcie. Dodatkowy bonus jest taki, że krótsza karta jest łatwiejsza do przyswojenia dla nowych pracowników i w kuchni, i na sali. To wiele ułatwia, zważywszy rotację personelu. – W obecnej sytuacji najskuteczniejsza metoda to przeanalizowanie zyskowności całej karty i dokonanie zmian w ofercie. Czasami wręcz rewolucyjnej. Ostatnio przepracowaliśmy z klientem ofertę i udało się umieścić w karcie nowy produkt ze znacznie niższym food cost, który po tygodniu sprzedaży stał się pozycją numer 2 w karcie. Wpływ na food cost natychmiastowy – podsumowuje. Czy wegański food coast oznacza taniej niż tradycyjny? – Nie. Jeżeli w ofercie mamy wegańskie dania, to żeby były interesujące, musimy użyć ciekawszych składników, czyli często droższych. Podobnie z zamiennikami. Wszystko zależy od naszego pomysłu i konceptu oraz pozycjonowania oferty. Jak ze wszystkim – można zjeść tanie wegańskie produkty i można też premium. W lokalach, w których produkty wegańskie są tylko częścią oferty i stanowią 10 proc. czy może 20 proc. całej oferty, jest ryzyko strat. Trzeba być bardzo zdecydowanym – albo przygotowuje się taką ofertę i komunikuje, albo nie robi się wcale.

Zrobienie tego tylko dlatego, że jest na to moda, może być strzałem w kolano food costu – odpowiada Krzysztof Kaliciński. Kluczowe pytanie w inżynierii menu to czy karta lokalu jest rentowna. Bo po wnikliwej analizie może się okazać, że dania, które najlepiej się sprzedają, są praktycznie nierentowne. Co wówczas? Gotowość do wprowadzenia zmian. Przyjrzenie się cenom od dostawców, poszczególnym potrawom, inwentaryzacji i sprzedaży. – Obok kluczowych wskaźników, takich jak koszt sprzedanych towarów (CoGS) i procent kosztów żywności, to właśnie marża wkładu restauracji, czyli procent zysku, jaki przynosi lokalowi każde danie, jest jednym z najważniejszych punktów danych dotyczących ogólnej działalności restauracji i inżynierii menu – podkreśla Sławomir Głomski, szkoleniowiec i konsultant w branży HoReCa. – Analizę zaczynamy od ceny pozycji w karcie, następnie sprawdzamy koszt tej pozycji, który jest kosztem wszystkich składników składających się na to danie w menu. Różnica to marża wkładu lub zyski z tej pozycji menu. Po analizie każdej pozycji w karcie wiemy, które z nich przynoszą największe zyski i procent zysku.

Pozwala to kategoryzować pozycje menu (macierz BCG) jako „gwiazdy” (wysoka sprzedaż, wysoki zysk), „dojne krowy” (wysoka sprzedaż, niższy zysk), „znaki zapytania” (niska sprzedaż, wysoki zysk) lub „psy” (niska sprzedaż, niski zysk). To „gwiazdy” są bestsellerami i zarabiają pieniądze i powinny być monitorowane tylko pod kątem dalszych sukcesów. W przypadku innych kategorii można zrobić takie rzeczy, jak przerabianie wielkości porcji, aby zwiększyć rentowność dania lub organizować wyzwania między kelnerami, aby zobaczyć, kto może sprzedać najwięcej „znaków zapytania” i potencjalnie zamienić je w „gwiazdy”. Czasami można też usunąć „psy” ze swojego menu, ale mogą one zawierać obowiązkowe dania dla dzieci lub specjalne diety. Rozważ umieszczenie ich w osobnym menu – dodaje Sławomir Głomski. Podczas projektowania karty w wymiarze wizualnym, tak tej fizycznej, jak i online czy do kodu QR, ważne jest, aby wiedzieć, jak działają ludzkie oczy i umysły, zatem specjaliści zalecają stosowanie odpowiednich kolorów, rodzaju czcionki czy zadbanie o projekt graficzny. 

Sztuczna inteligencja w gastronomii

Sztuczna inteligencja w food management jest obecna powszechnie. Restauracje rozumieją i uczą się analizować, a także podejmować decyzje na podstawie statystyk chociażby z systemów POS. Wiele z nich ma moduł analizy. To bardzo przydatne narzędzie, które pomaga w podejmowaniu decyzji ważnych dla funkcjonowania lokalu. Pozwala to na eliminację z menu dań, które są zamawiane rzadko, a ich oferowanie w zasadzie przynosi straty. Związane jest to z koniecznością posiadania składników do ich produkcji, bo w przypadku niewykorzystania trzeba je wyrzucić. – Jak wynika z badań Adyen Retail Report, coraz większa grupa Polaków korzysta z tych restauracji, w których znajdzie nowoczesne technologie.

Aplikacje stworzone z myślą o bezkontaktowej obsłudze czy specjalne kody QR pozwalają gościom przeglądać menu lokalu, a nawet zamawiać i opłacać zamówienie za pośrednictwem telefonu. W tym wypadku popularne staje się organizowanie specjalnych stref QR, w których gość restauracji po zeskanowaniu kodu nie tylko może zobaczyć menu danej restauracji, ale także zamówić i opłacić swoje zamówienie bez kontaktu z obsługą. Z pomocą temu rozwiązaniu idą technologie wykorzystujące systemy przywoławcze, jak system LRS, który za pomocą dźwięku i wibracji informuje gości o gotowym do odbioru posiłku. Dzięki temu nie tylko wyeliminujemy kolejki przy stanowisku kasowym, ale przede wszystkim będziemy mogli swobodnie realizować usługi gastronomiczne w trybie samoobsługowym. Tego typu rozwiązania zastosowano w obiekcie o nazwie Hala Forum w Krakowie – wyjaśnia Łukasz Maziarski, chief executive officer w GastroInvest Group.

Dodaje również, że wiele obecnych zawodów jest coraz mocniej zastępowanych robotami. Ten proces musiał również dotknąć branżę HoReCa. Na rynku pojawiły się roboty, które naśladują pracę kelnera. W Polsce to rozwiązanie jest wciąż nowe, za to na świecie ma już ugruntowaną pozycję i kolejne firmy decydują się na wdrożenie robotów do swoich firm. – Jak wskazuje American Robotech, urządzenie jest w stanie funkcjonować na jednym naładowaniu od 10 do nawet 24 godzin. Roboty są wykorzystane nie tylko w obsłudze w restauracji, ale także jako sprawni dostawcy jedzenia na wynos. I właśnie takie rozwiązanie można spotkać w Rzeszowie oraz Lublinie, gdzie po starówce między przechodniami pracę dostaw wpierają roboty – opowiada. – Od wielu lat restauratorzy borykają się także z problemami z komunikacją, nie tylko między gośćmi restauracji a kelnerami, ale przede wszystkim z komunikacją wewnętrzną pomiędzy poszczególnymi sektorami działalności gastronomicznej na linii kelnerzy – kuchnia, kelnerzy – bar. Świetnym rozwiązaniem jest zastosowanie systemów wyświetlaczy KDS, dostarczających do kuchni informacje o złożonym zamówieniu.

System ten ma służyć jednak przede wszystkim wyeliminowaniu pomyłek i optymalizacji czasu oczekiwania na posiłek. Restauracja to także magazyn i ciągła dbałość o odpowiednią ilość surowców. Nowoczesne technologie mogą wspomóc żmudny i niechętnie wykonywany proces inwentaryzacji. Dzięki aplikacji na telefon, kodom kreskowym oraz wagi liczenie towarów staje się szybkie i jest wykonywane bez najmniejszych pomyłek. To rozwiązanie jest także przyjazne środowisku, bo dobrze zarządzany magazyn to mniej wyrzucanego jedzenia, a także oszczędności. Jeśli mowa o środowisku i oszczędnościach, to postęp technologiczny przyprawia o zawrót głowy. Wielu producentów sprzętu gastronomicznego wprowadziło w swoich produktach systemy, które oferują nawet o 70 proc. niższe koszty energii. Wysokiej jakości szyby niskoemisyjne, energooszczędne silniki, innowacyjne konstrukcje redukujące mostki cieplne to tylko nieliczne z proponowanych rozwiązań producentów urządzeń przeznaczonych dla branży HoReCa – reasumuje Łukasz Maziarski. 

Marketing z pomocą w oszczędzaniu

Korzystaj z bezpłatnego lub taniego marketingu internetowego – to konkretne narzędzie zapewniające promocję restauracji, co może i powinno przełożyć się na wyższą sprzedaż. Dziś konto restauracji na Instagramie i Facebooku to coś oczywistego. Media społecznościowe czy kampania e-mailowa to tanie i dostępne pomysły marketingowe dla restauracji. Pomagają wzmacniać markę i przyciągać nowych klientów. Czy marketing może przyjść z pomocą w cięciu kosztów? – Tak, i to bardzo, pod warunkiem, że zrobimy to świadomie. Jeżeli zaprzęgniemy marketing do promowania produktów – uwaga! – nie z niskim food cost, tylko takich, które obniżają nam food cost. Jaka jest różnica? Food cost nowej pozycji menu musimy porównać z food cost całościowym lokalu i to zadziała tylko wtedy, kiedy food cost nowości będzie niższy od ogólnego. Często widzę jednak, że wprowadzane są do karty dania z food cost, który w recepturze jest oceniany jako niski, ale wyższy od ogólnego food cost lokalu.

W takim przypadku efektu nie będzie. Nie ma rynkowego food cost, każdy ma swój – wyjaśnia Krzysztof Kaliciński. Dodaje, aby nie zapominać, że najlepszym sposobem na koszty jest wyższa sprzedaż. W tym celu należy świadomie używać np. social mediów. – Nie ma sensu wrzucać dwóch postów i 10 reelsów dziennie i nie sprawdzać, czy to się przekłada na wzrost transakcji. Jeżeli nie działa, to znaczy zmarnowaliśmy czas i wyrzuciliśmy pieniądze w błoto. To ważne, bo obecnie jednym z głównych zajęć zespołów w lokalach jest „produkowanie” codziennego kontentu do social mediów. To ogromne ilości czasu, który kosztuje. Policzyłem to kiedyś na przykładzie jednego lokalu, wyszło prawie 10 tys. miesięcznie! – ubolewa.

Aby wyróżnić się w internecie, potrzebny jest świetny marketing cyfrowy i warto zapoznać się chociażby z optymalizacją wyszukiwarek. Można korzystać z narzędzi SEO, aby zobaczyć i upewnić się, że wszystkie wpisy są poprawne, i zacząć rozumieć, jak dać się znaleźć nowym klientom. Restauracja powinna wchodzić w interakcje z gośćmi, zachęcać do recenzji online i nawiązywać z nimi wirtualny kontakt. Kluczem jest zainwestowanie w cyfrową witrynę sklepową i stworzenie jej tak samo, jak w przypadku lokalizacji stacjonarnej. Ponieważ coraz więcej zamówień posiłków odbywa się w przestrzeniach cyfrowych, należy być na to gotowym. 

Niemarnowanie równa się oszczędność

Warto i trzeba zmniejszać ilość odpadów w restauracji, i to nie tylko z pobudek ekologicznych, ale z pragmatycznej troski o własny interes i oszczędzanie. Stacja recyklingu w restauracji pozwala na zarządzanie odpadami. Ocenia się, że koszt marnowania żywności w większości pochodzi ze złego przechowywania i psucia się żywności. Używanie oddzielnych pojemników do identyfikowania źródeł odpadów (czy pochodzą one ze złego przygotowania żywności, psucia się, czy są to resztki z talerzy) pozwala wyeliminować precyzyjnie źródło problemu. Nadmierna ilość jedzenia na zwróconych talerzach może wskazywać, że wielkość porcji wymaga przeglądu.

Odpady można ponadto kompostować w miarę możliwości lokalu lub poddać recyklingowi. Kenburn, brytyjska firma zajmująca się rozwiązaniami w zakresie gospodarowania odpadami, twierdzi, że zagęszczanie śmieci w celu zmniejszenia liczby zbiórek może obniżyć koszty utylizacji nawet o 20 proc. Istnieje technologia zmniejszania objętości odpadów za pomocą specjalnych elektrycznych pras. Limitowanie odpadów to także niby oczywiste, ale czasem zapominane techniki takie jak kontrola szefa chociażby podczas rozbioru różnych rodzajów mięsa i ryb oraz filetowania. Używanie dobrej jakości noży do filetowania podczas przygotowywania mięsa lub ryb także jest niezwykle istotne. Elastyczne ostrze pomaga oddzielić więcej mięsa od kości lub mięsa ryby od skóry. A resztek kości i okrawków warzywnych można użyć do przygotowania bulionów i zup. W tym miejscu nie sposób nie wspomnieć o gospodarce cyrkularnej.

Bo to są realne oszczędności tak dla biznesu, jak i środowiska.Gospodarka cyrkularna, czyli tzw. obieg. Wyzwanie, jakie stoi przed gastronomią, to optymalizacja kosztów działań i codziennych operacji przy jednoczesnym uwzględnieniu zagadnienia środowiska, śladu węglowego, zasobów naturalnych etc. Jak podaje Raport EY „Zamknięcie obiegu w łańcuchu dostaw”, 2021, przygotowany przez EIT Food we współpracy z Rebread i Made for Restaurant, aż 75 proc. odpadów żywnościowych można byłoby uniknąć, wprowadzając zmiany w całym łańcuchu „od pola do stołu” i tym samym wpływając na skrócenie łańcucha dostaw, lepsze i pełne wykorzystanie produktów. Obecnie światowa gospodarka ze 100 mld ton minerałów, paliw kopalnych, metali i biomasy tylko 8,8 proc. co roku wykorzystuje ponownie. Aż 40 proc. odpadów trafia na wysypiska śmieci, generując koszt około 5,5 euro/kg, co jest odpowiednikiem 4,5 kg CO2 oraz 7 tys. litrów wody.

Szacuje się ponadto, że wpływ gospodarki cyrkularnej na ważny aspekt środowiska – kwestię zmniejszenia emisji CO2 to aż 39 proc. Cyrkularność powinna być wdrażana w restauracji w takich strategicznych obszarach jak: dostawa, magazyn i zapasy, kuchnia i sala. Rozwiązania, jakie podsuwa gospodarka cyrkularna, są czasem banalnie proste, jak np.: wprowadzenie dozownika do folii spożywczej (może to spowodować redukcję o 15-25 proc. ilości folii w hotelu/restauracji), zarządzanie fusami z kawy, np. przez wymianę barterową z firmami, które wykorzystują fusy do przetwórstwa, produkcji nowych elementów, czy też recykling czerstwego pieczywa i wykorzystanie go do ponownego wypieku. – Podczas ubiegłorocznej kampanii „Tu się nie marnuje” staraliśmy się zwrócić uwagę na ogromny problem marnowania żywności. Według raportu PROM, rocznie w Polsce aż 5 mln ton jedzenia ląduje w koszu. Trzeba pamiętać, że produkcja żywności to także ogromne ilości zużytej wody, energii oraz emisja CO2. Liczby nie są zbyt optymistyczne. Na szczęście świadomość problemu jest coraz większa.

Staramy się żyć less waste, dokonujemy rozsądniejszych wyborów zakupowych i wybieramy lokale, które dbają o środowisko. Jako Foodsi staramy się odpowiedzieć na problem marnowania. Pomagamy przedsiębiorcom zredukować powstałe nadwyżki, a także odzyskać część poniesionych kosztów. Dzięki temu użytkownicy mogą ocalić żywność przed zmarnowaniem, rezerwując paczkę niespodziankę w niższej cenie. Z wyliczeń Foodsi wynika, że lokal, który regularnie wystawia paczki, może w ciągu roku zaoszczędzić średnio ok. 29 tys. zł – zapewnia Mateusz Kowalczyk, CEO i co-founder Foodsi. Czy gość restauracji zwraca uwagę na trendy takie jak zero waste? – Część gości zapewne. I gości, i pracowników młodego pokolenia, dla których ważne jest, jak do tego tematu podchodzi pracodawca. Fajnie, że można część produktów oddawać takim projektom jak To Good To Go, ale tu jest trick. Jeżeli wiemy, że na koniec dnia możemy oddać nadwyżki, przestajemy kontrolować produkcję w lokalu, bo „nie będzie strat”. Będą. Finalnie może i straty obniżamy, i jedzenie się nie marnuje, ale może rosnąć nam food cost. Ktoś musi przecież za ten produkt zapłacić.

Wizerunkowo jest super, finansowo niekoniecznie – wyjaśnia Krzysiek Kaliciński. – Generalnie kierowanie się w stronę tańszych towarów czy oszczędzania na oświetleniu i obsłudze z mojej perspektywy nie wchodzi w grę. Stały gość od razu to zauważy. Restauracja jest miejscem, gdzie się nie tylko je, to wnętrze z warunkami do miłego pobytu, do prowadzenia ważnych rozmów, miejsce na relaks. To dobre wrażenia zabierane do domu. Czym innym jest wyeliminowanie strat w kuchni i walka z bezsensownym wyrzucaniem żywności. To jest ważna sprawa przy szukaniu oszczędności w gastronomii – dodaje restaurator Tadeusz Landa z restauracji „Strefa”. 

Dostawcy

Dostawcy produktów w gastronomii pełnią funkcję kluczową. Właściwy dobór dostawców zapewnia ciągłość oferty menu lokalu, a także stałą jakość serwowanych potraw, pozwala właściwie kontrolować poziom kosztów surowca, a przynajmniej w teorii i w idealnym świecie. Niestety obecnie ceny produktów dostawcy zmieniają często z dnia na dzień, i to niezwykle utrudnia zarządzanie kosztami restauracji. – Nie bagatelizujemy problemu rosnących cen zaopatrzeniowych. Nie zrezygnujemy ze współpracy ze sprawdzonymi dostawcami i z brania sprawdzonych produktów.

Nieopłacalne stałoby się samodzielne kupowanie na giełdzie, m.in. warzyw, przywożenie ich własnym furgonem, a na dodatek powierzenie tego zadania specjalnie zatrudnionemu zaopatrzeniowcowi. Taniej wychodzi zamawianie wszystkiego u hurtowników, dowożą na czas, także już obrane warzywa – komentuje Tadeusz Landa i dodaje: – Z dostawcami zawieramy czasem ekstraumowy dotyczące tylko zaopatrzenia na duże imprezy, np. na 200 osób. I wtedy określone towary bierzemy w komis. To, co pozostanie, będziemy mogli zwrócić bez mrożenia pieniędzy. 

Trudna sztuka negocjacji

Wiele osób obawia się negocjować, np. poprosić o obniżkę czynszu albo o odłożenie jakiejś płatności, boi się renegocjowania 33 swojego kredytu czy rozmowy z dostawcą, aby ten „się nie obraził” i nie zabrał swojego biznesu gdzie indziej. Tymczasem warto być asertywnym, zwłaszcza w trudnych ekonomicznie czasach. Takie rozmowy i inicjatywy nie są oznaką arogancji ani słabości, wręcz przeciwnie, pokazują determinację w dbaniu o swój biznes i racjonalne myślenie. Ale zawsze trzeba mieć pewność, że niższe ceny nie oznaczają gorszej jakości produktów lub niższych standardów obsługi. – Dziś na pierwsze miejsce problemów gastronomii wysuwa się podwyżka czynszu. Jego skokowy wzrost to wyrok, a w konsekwencji dylemat – istnienie albo zamknięcie.

Tu potrzebna jest umiejętność prowadzenia negocjacji z właścicielem czy zarządcą budynku. Niezbędne jest zebranie argumentów przemawiających za czynszem zdroworozsądkowym, obniżonym, chociażby na określony czas. To powinno być oczywiste, że zniknięcie restauracji i kłujący w oczy pustostan źle świadczy o zarządcy i obniża wartość budynku. A dodatkowym argumentem w takich negocjacjach jest zmiana na rynku nieruchomości. Nie tak łatwo złowić nowego najemcę, np. bank, jak to było dawniej. Dziś banki systematycznie zamykają swoje placówki, bo klienci przenieśli się do bankowości elektronicznej. Wreszcie inny argument, czyli obecna w biznesie skłonność do negocjacji ceny. Moi klienci podczas rezerwowania miejsca na imprezę już na wstępie pytają o możliwość negocjacji ceny. I tę możliwość pertraktacji warto przenieść do układu właściciel budynku – restaurator. Nawet wówczas, gdy tym właścicielem jest miasto – twierdzi Tadeusz Landa. Warto także sprawdzać i renegocjować warunki usług świadczonych przez dostawców mediów. Umowy z operatorami telefonicznymi, dostawcami internetu można przedłużyć, negocjując lepsze warunki, lub przejść do innego operatora. 

Ludzie

Pracownik to kapitał. Brzmi to szczególnie prawdziwie w dobie braku rąk do pracy w gastronomii. Zespół stałych i sprawdzonych pracowników może być ważnym faktorem przy wprowadzaniu oszczędności, mimo że paradoksalnie dziś stajemy w obliczu podnoszenia wynagrodzeń. – Cięcie kosztów utrzymania personelu w restauracji premium to droga donikąd. Przecież obsługa musi być szybka i o każdej porze. W takim razie pozostaje wyważenie warunków elastycznego czasu pracy i takież rozliczanie godzin. Gdy powiedzmy dziś, w deszczowe popołudnie nie ma ruchu, część załogi idzie wcześniej do domu. A gdy sytuacja zmienia się w skrajnie odwrotną, to ściągamy pracowników mimo wolnego dla nich dnia.

Zrozumienie wzajemnych zależności między pracodawcą a pracownikiem jest tu kluczowe – przekonuje Tadeusz Landa. Z pewnością warto być przejrzystym w stosunku do pracowników. Bo bez udziału całego zespołu wszelkie zmiany, które wprowadzimy, będą działać powoli. Ponadto mówienie pracownikom bez wyjaśnienia nie zainspiruje do zmiany np. w temacie recyklingu. Zespół musi wiedzieć i rozumieć, jakie są opłacalne zmiany i ile pieniędzy zaoszczędzą one firmie. Znajomość liczb pomoże zespołowi zwizualizować wpływ zmian i podjąć proaktywne kroki, takie jak wyłączanie nieużywanego sprzętu lub znalezienie sposobów na zmniejszenie marnowania żywności. Szkolenie pracowników restauracji ma kluczowe znaczenie dla długoterminowego sukcesu restauracji, nawet jeśli to szkolenie jest tak proste, jak podział codziennych operacji, ograniczanie odpadów, podstawowa księgowość lub praktyki sanitarne dotyczące powierzchni mających kontakt z żywnością. Ważne, aby pamiętać, że by odnieść sukces, restauracja potrzebuje personelu zaangażowanego w każdą strategię oszczędzania kosztów.

Pracownicy, którzy czują się zaangażowani, są lepiej wyszkoleni, lepiej opłacani i widzą szansę na rozwój kariery, zostają na dłużej. Istotne jest też nagradzanie pracowników za pomoc w osiąganiu celów związanych z redukcją kosztów. Zmniejszanie kosztów to wysiłek zespołowy, a ich pracowitość jest powodem, dla którego lokal zaoszczędza pieniądze. Kiedy pracownicy poczują, że ich wysiłki są doceniane, będą bardziej skłonni do pracy na rzecz celów związanych z redukcją kosztów. Podsumowując – plan oszczędzania jest jak wytyczanie mapy wędrówki. Warto tworzyć jak najbardziej precyzyjny i trzymać się go. Każda podejmowana decyzja, czy to dotycząca wydatku czy minimalizowania kosztów, będzie przynosiła rezultaty. Dlatego nie ma nic ważniejszego niż rozsądek w gospodarowaniu swoimi zasobami. Zawsze realistycznie podchodźmy do tego, ile rzeczy kosztują, i nie przekraczajmy budżetu; taka mentalność pomaga utrzymać koszty na niskim poziomie w każdej sytuacji. Aby stać się ekspertem od cięcia kosztów, najpierw należy zrozumieć bilans zysków i strat. Anna Smolec