W dzisiejszym dynamicznym środowisku gastronomicznym, gdzie transakcje bezgotówkowe stały się w zasadzie normą, kwestie związane z rozliczaniem napiwków dla personelu nabrały nowego wymiaru.
Napiwek, zgodnie ze słownikiem języka polskiego, to drobna suma, datek pieniężny wręczany zwyczajowo za usługę kelnerom, szatniarzom, posłańcom itp. Jest to świadczenie dobrowolne będące zazwyczaj wyrazem satysfakcji konsumenta z jakości obsługi. Z pozoru jest to prosta gratyfikacja od zadowolonego klienta, która niestety rodzi sporo pytań związanych z prawem podatkowym oraz ubezpieczeniami społecznymi po stronie pracodawcy.
Czy restauracja zapłaci VAT od napiwków?
Kwestia opodatkowania napiwków podatkiem od towarów i usług (VAT) jest stosunkowo jasna w przypadku napiwków dobrowolnych. Zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem organów podatkowych dobrowolne napiwki nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT po stronie restauracji.
Warto wskazać, że opodatkowaniu tym podatkiem podlega m.in. odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Przez takie świadczenie usług rozumiemy każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów. Z kolei usługą będzie tylko takie świadczenie, w przypadku którego istnieje bezpośredni konsument, czyli odbiorca świadczenia odnoszący korzyść o charakterze majątkowym. Czynność taka podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy jest wykonana na podstawie umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron takiej transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności. A związek między otrzymywaną płatnością a świadczeniem na rzecz dokonującego płatności musi mieć charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można było powiedzieć, że płatność następuje w zamian za to właśnie świadczenie.
W przypadku dobrowolnych napiwków, które stanowią gratyfikację od zadowolonego klienta, taka zależność nie istnieje. Restauracja bowiem nie zawiera z konsumentem umowy na świadczenie usługi, w ramach której obowiązku do zapłaty napiwku w określonej wartości – tak wynika z interpretacji indywidualnej dyrektora KIS z 14 listopada 2023 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.476.2023.2.MG.
Napiwki a PIT dla personelu – kluczowe rozbieżności
Napiwki otrzymywane przez pracowników zawsze stanowią przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych – należy o tym pamiętać. Co do zasady w zależności od tego, w jaki sposób napiwek trafia do pracownika, jaki jest udział pracodawcy w ich przekazywaniu i redystrybucji, napiwki mogą być opodatkowane jako przychody ze stosunku pracy lub jako przychody z innych źródeł.
W sytuacji, kiedy pieniądze trafiają bezpośrednio do rąk pracownika, bez pośrednictwa pracodawcy, będą stanowiły dla pracownika przychód z innych źródeł w rozumieniu art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Co za tym idzie, restauracja nie odgrywa tu roli płatnika i nie ma obowiązku pobierania zaliczek na podatek ani wystawiania informacji PIT-11 dla pracownika. Zatem to kelner powinien wykazać i opodatkować uzyskany z tego tytułu przychód w zeznaniu rocznym.
Sytuacja wygląda inaczej, kiedy pieniądze wpływają z karty bankowej za pośrednictwem terminalu. W tym przypadku konieczna jest alokacja danego napiwku do konkretnego kelnera, czyli możliwość przypisania go do konkretnego pracownika. Wprowadzenie takiej alokacji sprawia, że otrzymane przez kelnerów indywidualne napiwki będą traktowane jako indywidualny przychód. W praktyce kwotę taką odbiera kelner pod opieką menedżera, za jego zgodą, gotówką z kasy restauracji. Zatem napiwek w pierwszej kolejności trafia do pracodawcy, a następnie jest wypłacany kelnerowi.
W takiej sytuacji napiwek stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu łącznie z wynagrodzeniem pracownika. A restauracja jako płatnik ma obowiązek pobrać od tych kwot zaliczkę na podatek zgodnie z art. 31 ustawy o PIT (interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 13 września 2021 r., nr 0115-KDIT2.4011.462.2021.1.MM).
Co ciekawe, również w przypadku osób, które realizują umowę cywilnoprawną na rzecz restauracji, istotny jest sposób otrzymania napiwków. Ważne będzie, czy odbyło się to za pośrednictwem, czy też bez pośrednictwa zleceniodawcy. Jeśli napiwki trafią do zleceniodawcy, który rozdysponuje je w ustalony sposób wśród zleceniobiorców, to będą one stanowiły przychód z działalności wykonywanej osobiście za pośrednictwem płatnika, zgodnie z art. 41 i 42 ustawy o PIT (interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 31 sierpnia 2020 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.538.2020.1.ŚS).
Podsumowanie
Obecne przepisy dotyczące napiwków bezgotówkowych są niejednoznaczne. Organy podatkowe i sądy administracyjne coraz częściej uznają, że jeśli restauracja działa jedynie jako techniczny pośrednik w przekazywaniu napiwków (bez wpływu na ich wysokość i bez czerpania korzyści), to kwoty te stanowią przychód z innych źródeł dla pracowników i nie generują obowiązków płatnika PIT po stronie pracodawcy.
Jednak w zakresie ZUS starsze orzecznictwo Sądu Najwyższego wskazuje, że napiwki przekazujące przez konto pracodawcy powinny być wliczane do podstawy wymiaru składek. Powoduje to istotne ryzyko prawne i wymaga dużej ostrożności.
Ważne jest zatem, aby system obsługi napiwków bezgotówkowych działał w sposób zautomatyzowany i neutralny, a dalej by przypisywał konkretnym pracownikom bez ingerencji restauracji.
Ponadto regularne monitorowanie interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów pozwoli na szybką reakcję w kontekście nowych obowiązków lub możliwości. W mojej ocenie zawsze warto rozważyć wystąpienie o interpretację indywidualną do organu podatkowego. To narzędzie daje pewność prawną i chroni przed ewentualnymi sporami z organami podatkowymi lub ZUS.
