Końcówka roku w gastronomii to okres, który wypełniają firmowe wigilie, bale noworoczne, dla restauratora oznacza to nie tylko intensywną chdoów. Aby jednak grudzień nie zamienił się w maraton gaszenia pożarów, przygotowania trzeba rozpocząć z wyprzedzeniem, najlepiej już we wrześniu i październiku.
Dla wielu gości końcówka roku to czas wyjątkowy – świąteczny klimat, spotkania w gronie współpracowników i bliskich, a także chęć celebrowania sukcesów. Dla gastronomii oznacza to jedno: ogromny wzrost popytu. Katering świąteczny wymaga logistyki – od zabezpieczenia dostawców, przez planowanie produkcji, po stworzenie atrakcyjnego menu.
– Okres świąteczny to dla hoteli i restauracji czas wyjątkowy – pełen radości, ale też ogromnego wysiłku organizacyjnego. Z jednej strony chcemy, by nasi goście czuli atmosferę ciepła i tradycji, z drugiej – musimy zadbać o perfekcyjną logistyke i przygotowanie zespołu – podpowiada Marta Musiał, kierownik ds. sprzedaży w hotelu Novotel Gdańsk Marina, i dodaje: – Firmowe spotkania wigilijne zyskują na znaczeniu jako moment podziękowania i docenienia pracowników za ich zaangażowanie przez cały rok. To wyjątkowa okazja, by w serdecznej i przyjaznej atmosferze wyrazić wdzięczność, co pozytywnie wpływa na motywację i poczucie przynależności do zespołu.
Rezerwacje, które uciekają szybciej niż pierogi ze stołu
Jesień to czas, kiedy firmy zaczynają organizować swoje wigilie i imprezy związane z końcem roku. Gastronomia może tu zyskać podwójnie – zarówno na samym kateringu, jak i na kompleksowej obsłudze wydarzenia.
Firmy planują swoje spotkania świąteczne z dużym wyprzedzeniem, a najatrakcyjniejsze terminy znikają błyskawicznie. Dla wielu gości końcówka roku to czas wyjątkowy – świąteczny klimat, spotkania w gronie współpracowników i bliskich, a także chęć celebrowania sukcesów. Dla gastronomii oznacza to jedno: ogromny wzrost Tu. Firmy zaczynają rezerwować terminy imprez już jesienią – kto przegapi ten moment, ryzykuje, że najlepsze daty i klienci trafią do konkurencji.
– Pierwsze zapytania dostajemy już w sierpniu. I to jest standard. Trzeba mieć tę świadomość, że tak firmy, jak i osoby prywatne planujące spotkania okołoświąteczne takie zapytania z prośbą o wycenę wysyłają nie tylko do nas. Dlatego na tym etapie kluczowe jest mądre i spersonalizowane zaopiekowanie się każdym klientem i zapytaniem oraz przemyślany system rezerwacji. Po domknięciu detali eventu rezerwacja jest potwierdzona po zaplaceniu zaliczki. To komfort i bezpieczeństwo dla tak gości, jak i dla nas. Zdarzało się trzymać salę i zostać z nią pustą. Moim zdaniem świąteczne eventy i bieżące funkcjonowanie restauracji opierają się na mądrym planowaniu, dającym poczucie komfortu i bezpieczeństwa naszym gościom i całemu zespołowi. Ponadto menu oparte na skróconej liście naszej stałej karty pomaga w funkcjonowaniu kuchni w tym gorącym okresie, ale też już jesienią na etapie zamawiania produktów – wyjaśnia Jolanta Bogalczyk, wrocławska restauratorka, właścicielka m.in. restauracji Dinette.
– Czas świąteczny w branży eventowej i gastronomicznej to okres, w którym intensywność spotyka się z wyjątkowymi oczekiwaniami. To moment, w którym nasi klienci pragną nie tylko najwyższej jakości usług, ale również zbudowania niepowtarzalnej atmosfery, tworzenia emocji, które zostaną w pamięci na długo. Dlatego nasze przygotowania zaczynamy z dużym wyprzedzeniem, testujemy, analizujemy poprzedni sezon i wdrażamy nowe procesy i rozwiązania – wyjaśnia Milena Białobrzeska, dyrektor sprzedaży Royal Catering. – Obsługa firm to główny trzon naszej działalności. Mamy ogromne doświadczenie w organizacji zarówno kameralnych spotkań, jak i dużych eventów korporacyjnych, potrafimy bez problemu obsłużyć duże wydarzył świąteczne wyzwania dla nawet 3,5 tys. osób. Coraz częściej tworzymy projekty wykraczające poza klasyczną kolację i wydarzenia, które mają budować relacje wewnątrz organizacji i wprowadzać wyjątkową świąteczną historię. Dbamy o każdy szczegół, tak aby klient otrzymał nie tylko katering, ale kompleksowo doświadczenie, dopracowane w każdym calu – zapewnia.
Jeśli restauracja ma dziś o duże obłożenie, rezerwujemy już jesienią. Istnieje też możliwość: wynajem sali, dobra oprawa stołów, obsługę kelnerską i dekoracje. Kompleksowość jest tu kluczem – im mniej klient musi organizować sam, tym chętniej wybierze daną ofertę. A konkurencja nie śpi, wyróżnia się ten, kto oferuje coś więcej niż standardowe pierogi i karpia.
Katering, który wyróżni się na tle konkurencji
Święta to czas tradycji, ale goście oczekują dziś czegoś więcej niż klasyków. Najlepiej sprawdza się zasada „znane w nowej odsłonie”. Barszcz z wegańskimi uszkami, świąteczny finger food czy boxy degustacyjne dla osób, które chcą spróbować wszystkiego po trochu, dające klientom poczucie różnorodności i świeżości.
– Świąteczna karta jest zawsze połączeniem klasyki z autorskim pomysłem. Goście oczekują znajomych smaków – barszczu, karpia, pierogów – ale w hotelowej odsłonie staramy się dodać element zaskoczenia, np. nowoczesną formę podania czy lokalne składniki. W ubiegłym roku wigilijne menu obejmowało m.in. kaszubską zupę grzybową z łazankami, filet z pstrąga smażony w mące kukurydzianej z boczniakami, pierogi z kapustą i grzybami, śledzia po kaszubsku czy tradycyjny makowiec. Takie propozycje łączą tradycję z nutą elegancji, a jednocześnie pozwalają gościom poczuć wyjątkowość świątecznej kolacji w hotelu. Często też pamiętamy o gościach zagranicznych, którzy chętnie sięgają po polskie tradycje, ale doceniają, gdy znajdą również coś lżejszego czy wegetariańskiego – mówi Andrzej Wielgościński, szef kuchni w hotelu Novotel Gdańsk Marina.
– Punktem wyjścia jest odpowiednio skomponowana oferta. Nie chodzi o to, by powielać schematy, lecz by twórczo interpretować tradycję. Łączymy klasykę z nowoczesnością, stawiając na doświadczenie kulinarne, które wywoła efekt „wow”. Menu jest poniekąd wizytówką naszą firmy, dlatego pracujemy nad nim w ścisłej współpracy między wszystkimi kucharzami i uczymy się od siebie – dodaje. Logistyka, czyli kuchnia bez zatorów
Bezpieczne zapasy to fundament grudniowego sukcesu. Już w październiku warto rozmawiać z dostawcami i zapewnić sobie towar, który w grudniu staje się deficytowy – ryby, grzyby, kapustę. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie półproduktów i mrożonek. Dzięki nim w szczycie sezonu kuchnia nie tonie w zaległościach, ale pracuje w ustalonym rytmie.
– My też dużo wcześniej zaczynamy negocjacje z naszymi dostawcami, pytamy, jakie towary mogą nam zaproponować, zatem mniej więcej na tym etapie już wiemy, z czego to menu możemy ułożyć. Nawet pod koniec roku, czy to w odniesieniu do cen niektórych produktów, które będą na święta, po to, żebyśmy już dzisiaj widzieli, ile, za ile możemy dostać jaki produkt i wstępnie sobie już to rezerwujemy. Wstępnie układam kartę i szacujemy kosztorys – wyjaśnia Jolanta Bogalczyk.
To samo tyczy się alkoholi, np. win. Szukamy ciekawych odmian, które zachwycą naszych gości, czegoś, co jest smaczne, świetnie dopracowane, a dzięki temu, że zamawiamy dużą ilość konkretnych etykiet, dostaniemy dobrą stawkę, co też przekłada się na konkurencyjność naszej oferty. Szukamy właśnie takich rozwiązań, które dadzą naszym gościom dobrą cenę i świetną ofertę – wskazuje.
– Najwięksi wygrywają właśnie tym, że od zamówień odpowiedniej ilości produktów po zsynchronizowane prace kuchni i obsługi sali. W grudniu nie ma miejsca na błędy – każda odchyłka od dostaw w dostawach mogą mieć duże konsekwencje. Dlatego tak ważne jest planowanie z wyprzedzeniem oraz współpraca ze sprawdzonymi dostawcami. Podobnie z dekoracjami – zamawiamy je już we wrześniu, by mieć pewność, że hotel i restauracja będą gotowe na przyjęcie gości w świątecznym klimacie – zauważa Michał Kowalewski, kierownik restauracji hotelu Novotel Gdańsk Marina.
– Nasza logistyka została tak zaprojektowana, aby sprawnie realizować kilkadziesiąt spotkań świątecznych dziennie, zapewniać klientom spójne i najwyższej jakości doświadczenie. Jest to fundament, bez którego żaden projekt nie ma prawa się udać. W tym okresie każde niedopatrzenie może powodować poważne konsekwencje. Dlatego mamy dopracowane procesy, alternatywne scenariusze i zespół, który potrafi działać elastycznie nawet w sytuacjach niespodziewanych. Kluczowa jest dyspozycyjność, ponieważ skala i dynamika rynku pracy. W krótkim czasie realizujemy projekty, które rozłożone na cały rok wymagałyby wielokrotnie mniejszych zasobów. Dlatego kluczowe jest przygotowanie organizacyjne, selekcja partnerów i budowanie lojalności zespołu. Ale równocześnie – i to najważniejszy moment w roku. Bo sukces w naszej branży mierzy się emocjami gości. A nic nie daje takiej satysfakcji, jak widok ludzi, którzy dzięki naszej pracy mogą naprawdę poczuć magię świąt – podsumowuje Milena Białobrzeska.
Zespół gotowy na wysokie obroty
Nic nie działa lepiej niż zgrany i zmotywowany personel. Jesienią warto pomyśleć o zatrudnieniu dodatkowych pracowników sezonowych, przeszkolić ich obsługę w pracy pod presją i starannie zaplanować grafiki. Przede wszystkim trzeba zadbać o to, by udało się jak najdłużej utrzymać zaangażowanie zespołu i gwarantującą lepszą jakość obsługi w najtrudniejszych dniach sezonu.
– Święta Bożego Narodzenia to czas, w którym cała ekipa pracuje na najwyższych obrotach, stąd wprowadzenie i przetrenowanie dodatkowych osób – od przygotowania farszów, przez wypiek ciast, po obsługę gości – jest absolutnie krytyczne. W innym wypadku ani kuchnia, ani sala sobie nie poradzą. W tym okresie szczególnie docenia się atmosferę w zespole – jeśli kuchnia ma być pełna świątecznych smaków, musi być też pełna dobrej energii – dodaje Andrzej Wielogosiński.
– W tym okresie trzeba być gotowym na niespodzianki – nagłe zmiany liczby gości, choroby w zespole czy trudności w dostawach. Dlatego zawsze mamy plan B: dodatkowe ręce do pracy, alternatywnych dostawców i elastyczne podejście do organizacji. To, co najważniejsze, to utrzymać spokój i dać gościom poczucie, że wszystko dzieje się bez wysiłku – nawet jeśli za kulisami panuje gorączka przygotowań. Za kulisami wiele się dzieje, ale naszym celem jest, aby każdy pobyt przebiegał w atmosferze spokoju i wyjątkowej troski. Gdy napotykamy nieoczekiwane okoliczności, natychmiast podejmujemy działania, wspólnie szukając najlepszego rozwiązania. Największą satysfakcją jest dla nas świadomość, że mimo trudności każdy gość czuje się wyjątkowo i w pełni komfortowo – potwierdza Anna Czajka, specjalista ds. satysfakcji gości w hotelu Novotel Gdańsk Marina.
– W tym czasie rola zespołu jest absolutnie kluczowa. Święta w naszej branży to krótki sprint, ale intensywny maraton wymagający perfekcyjnej synchronizacji wszystkich działów – od sprzedaży, przez restaurację i kuchnię, aż po obsługę i logistykę. Dlatego od lat budujemy kulturę pracy zespołowej, w której każdy wie, jaką ma rolę i dlaczego jest ona istotna dla końcowego efektu. Okres świąteczny szczególnie pokazuje, że gastronomia eventowa to gra zespołowa. Liczy się nie tylko precyzja i dyscyplina, ale przede wszystkim otwartość i elastyczność w zmieniających się warunkach. Nasz zespół to profesjonaliści, którzy doskonale zdają sobie sprawę, że każdej sytuacji niezależnie od tego, że może być nieprzewidywalna mogą być okoliczności. To dzięki nim możemy zapewnić klientom najwyższy standard usług nawet w najbardziej wymagającym czasie roku – podkreśla Milena Białobrzeską.CHECKLISTA – CO ZROBIĆ JUŻ TERAZ
1. Opracować menu i cennik na katering świąteczny.
2. Przygotować ofertę dla firm i katalog PDF.
3. Uruchomić system rezerwacji i przedsprzedaży.
4. Zapewnić sobie dostawców i zapasy.
5. Zaplanować dodatkowe zatrudnienie.
6. Rozpocząć działania marketingowe w social mediach.
7. Wysłać newsletter do stałych klientów z propozycją świąteczną.Marketing, który buduje klimat świąt
Goście muszą dowiedzieć się o ofercie. Katalog w PDF, newslettery i kampanie w mediach społecznościowych to dziś absolutne minimum. Warto pokazywać kulisy pracy – próby dań, dekoracje, przygotowania – bo to one budują atmosferę i przypominają klientom, że czas na rezerwacje i zamówienia jest właśnie teraz. Warto pomyśleć również o cross-sellingu, np. w świątecznych boxach prezentowych z wypiekami, winem czy przetworami.
– W okresie świątecznym rola komunikacji z rynkiem staje się jeszcze bardziej kluczowa. Przygotowujemy materiały do kampanii z dużym wyprzedzeniem, dbając, aby każdy jej element budował spójny wizerunek marki i wywoływał pozytywne emocje u klientów. Dzięki temu nasze działania nie tylko przyciągają uwagą, ale przede wszystkim wzmacniają skojarzenie naszej firmy z jakością, profesjonalizmem i atmosferą świąt.
Jesteśmy dumni z faktu, że zdecydowana większość naszych klientów wraca do nas co roku. To dowód, że nasza praca ma wymierny efekt i buduje relacje. Nie mniej istotną siłą pozostaje marketing szeptany, oparty na rekomendacjach zadowolonych klientów. Wiele osób trafia do nas z rekomendacji, a te są dla nas potwierdzeniem jakości naszych usług i profesjonalizmu zespołu. To połączenie strategicznej komunikacji i poleceń naszych klientów sprawia, że nasze działania promocyjne na rynku eventowym osiągają maksymalną skuteczność – wskazuje Milena Białobrzeska.
– Komunikacja zaczyna się już w październiku, ale pierwsze przygotowania organizacyjne znacznie wcześniej. Już w wakacje planujemy kampanie sprzedażowe i zaczynamy projektować kreacje. To goście coraz częściej myślą o świętach z dużym wyprzedzeniem. Media społecznościowe i newslettery dają nam dużą platformę – pokazać proces tworzenia dań, zaprezentować fragmenty świąTrendy, których nie można pominąć
W 2025 r. kuchnia roślinna stanie się oczekiwa niem, nie dodatkiem. Eko-opakowania przestaną być luksusem, staną się standardem. Boxy prezentowe z lokalnymi produktami będą świetnym uzupełnieniem katering. Coraz częściej pojawiają się rozwiązania hybrydowe, w czasie których część gości bawi się na żywo, a inni dostają katering wprost do domu i łączą się online.
Coraz więcej firm oczekuje dopasowania do specyfiki swojego zespołu. W praktyce oznacza to konieczność uwzględniania opcji wege, bezglutenowych czy dietetycznych, a także możliwości wprowadzenia elementów integracyjnych (quizy, muzyka na żywo, wspólne gotowanie).
– My nie jesteśmy restauracją wegetariańską czy wegańską, ale wiemy, że jeżeli jest w dużej grupie ktoś, kto ma taką dietę, czy też bezglutenową albo bezlaktozową, to zawsze podczas wstępnych rozmów z potencjalnymi gośćmi te wszystkie pytania padają. I wówczas, jeżeli mamy jedną czy dwie osoby ze szczególnymi wymaganiami dietetycznymi, to po prostu przygotowujemy dla niej specjalną ofertę, ale ważne, żeby nie była wyłączona z imprezy, tylko mogła razem z resztą osób uczestniczyć w finalnej kolacji – zapewnia Jolanta Bogacka.
Zwraca też uwagę, że obecnie w modzie jest pytanie o jeden, długi biesiadny stół. – To trudne do osiągnięcia, bo nawet gdy posadzimy gości przy jednym wielkim stole, to rzadko kiedy ktoś siedzi naprzeciwko wszystkich naraz, gdyż nie utrzymałby z nimi kontaktu i rozmowy. Stół daje natomiast inny kontakt z osobami, które siadają daleko od niego. Dlatego staramy się też wprowadzać taki bardziej kawiarniany styl łączenia miejsc, stojących miejsc i dający możliwość przemieszczania się gościom, miksowania się i rzeczywiście prawdziwej integracji, zamiast takiego zasiedzanego, weselnego stylu spotkań świątecznych – dodaje restauratorka.
– Coraz częściej zauważamy, że wigilia firmowa to już nie tylko tradycyjne spotkanie przy stole, ale prawdziwe, świąteczne przeżycie, które łączy w sobie tradycję z nowoczesnością i integracyjnym charakterem. Firmy coraz mocniej dbają o to, aby te wydarzenia nie były jedynie formalnością, lecz okazją do zbudowania pozytywnych relacji w zespole i stworzenia wyjątkowej atmosfery. Oprócz klasycznego posiłku coraz częściej organizujemy dla naszych gości różnorodne warsztaty i aktywności. Popularne są np. warsztaty kulinarne – wspólne pieczenie pierników, przygotowywanie czekoladek, które świetnie integrują zespół oraz dostarczają elementów zabawy. Kreatywne działania, takie jak malowanie bombek czy tworzenie stroików, angażują uczestników i nadają wydarzeniu osobisty charakter. Dodatkowo częste stały się tematyczne eventy, np. świąteczne teleturnieje z quizami, które wprowadzają radosny nastrój i wzmacniają więzi między pracownikami – reasumuje Marta Musiał.
Strategia zamiast improwizacji
Jesień w gastronomii to czas planowania, a nie odpoczynku. Kto zacznie działać wcześnie, w grudniu pracuje spokojnie i z zyskiem. Święta dla gości to magia i spotkania. Dla restauratorów to szansa na rekordowe wyniki – pod warunkiem, że przygotowania rozpoczną się odpowiednio wcześnie.
Sezon świąteczny przypomina dobrze rozegraną partię szachów. Wygrywa nie ten, kto działa chaotycznie w ostatniej chwili, ale ten, kto kilka ruchów wcześniej przewidzi kolejne posunięcia. Restauracja, która już teraz przygotuje ofertę, zbuduje zespół i zadba o marketing, w grudniu nie będzie martwiła się o brak miejsc czy czasu. Będzie obsługiwała klientów z pełnym spokojem i wykorzystując każdą okazję, jaką dają dni wyjątkowe w biznesie. A przecież właśnie o to chodzi – by święta przyniosły nie tylko zapach pierników i barszczu, ale też rekordowy wynik finansowy.
