Od 26 kwietnia 2023 r., zgodnie z art. 30 § 4 kodeksu pracy, przy wypowiedzeniu umowy o pracę zarówno na czas określony, jak i nieokreślony lub jej rozwiązaniu bez wypowiedzenia pracodawca jest zobowiązany wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi.
Wskazanie przyczyny nie gwarantuje jednak, że wypowiedzenie będzie uznane za zasadne – o tym decyduje sąd pracy. Warto pamiętać, że przyczyna wypowiedzenia powinna być konkretna, rzeczywista, jasna, zrozumiała i aktualna.
Sąd Najwyższy podkreśla, że okoliczności podane w uzasadnieniu muszą być takie same jak te ujawnione w postępowaniu sądowym, a pracodawca nie może powoływać się na inne przyczyny niż te wskazane w wypowiedzeniu.
Przyczyn można wskazać kilka, ale nie na oślep
Sąd Najwyższy w wyroku z 6 czerwca 2023 r. (II PSKP 53/22) wskazał, że o zasadności decyduje jakość, nie liczba przyczyn. Jeśli w wypowiedzeniu umowy o pracę wskazano wiele przyczyn, zasadność musi być ich proporcją. Sąd bada zasadność każdej z nich. Wskazanie wielu przyczyn powoduje szczegółowy obowiązek badania ich mocy i wagi przez sąd, bo niekiedy wadliwe uzasadnienie jednej z nich może przesądzić o niezasadności uzasadnienia zasadności wypowiedzenia umowy o pracę.
Kodeks pracy nie zawiera katalogu przyczyn uzasadniających wypowiedzenie, ale bogate orzecznictwo SN wskazuje przykłady. Przyczyny można podzielić na te niezwiązane z pracownikiem oraz dotyczące pracownika (niekoniecznie zawinione).
Wybrane przyczyny uzasadniające wypowiedzenie
• Długotrwałe, powtarzające się nieobecności, nawet usprawiedliwione, mogą być uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia (SN, I PKN 422/97). Nieprzewidziane, długotrwałe i powtarzające się nieobecności pracownika, wymagające podejmowania przez pracodawcę działań organizacyjnych (zatrudniania zastępstw i reorganizacji) są poważnym utrudnieniem dla pracodawcy i mogą być uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia, nawet jeśli były niezawinione przez pracownika.
• Odmowa wykonywania poleceń służbowych pracodawcy, jeżeli nie są one sprzeczne z prawem (SN, I PKN 433/97).
Kryteria doboru do zwolnień – punktacja a realna ocena
W praktyce pracodawcy coraz częściej stosują matryce punktowe przy doborze pracowników do zwolnień. Jak jednak pokazuje orzecznictwo, sama matematyka nie chroni przed zarzutem naruszenia prawa.
Jeżeli nie spreparujemy opracowań szczegółową tabelę oceny, obejmującą m.in. jakość pracy, absencję, BHP, operatywność i rozwój zawodowy. Punkty przyznawali kierownik, a HR nadawał wagi. Sądy dwóch instancji przywróciły pracownicę do pracy, a apelacja została oddalona. W kasacji pracodawca bronił metodyki, jednak Sąd Najwyższy w wyroku z 2 kwietnia 2025 r. (III PSKP 1/25) potwierdził kluczową zasadę: wprowadzenie punktacji nie zwalnia pracodawcy z obowiązku rzetelnej oceny.
Wymienił on obiektywne i sprawdzalne zasady:
• ocena musi konfrontować kryteria z rzeczywistym stanem rzeczy,
• negatywne oceny cząstkowe wymagają uzasadnienia,
• nawet przy wprowadzeniu metody możliwa jest nierzetelna, niewidzialna ocena, jeśli punkty są przyznawane dowolnie,
• w razie sporu pracodawca musi wyjaśnić, jak przyznano punkty w poszczególnych kryteriach, zwłaszcza przy ocenach porównawczych.
• Opis kryteriów to za mało – każda ocena musi być mierzalna, weryfikowalna i oparta na faktach.
• Pracownik nie może być zaskakiwany elementami oceny, o których nie wiedział.
• Spójność działań organizacyjnych ma znaczenie – jednoczesne zatrudnianie nowych osób i „racjonalizacja” przez zwolnienia może podważyć realność przyczyny.
• Równe punkty powinny oznaczać równe traktowanie (np. analogiczne propozycje zmiany stanowiska).
Podsumowanie
Obowiązek uzasadnienia wypowiedzenia umowy o pracę, wprowadzony w art. 30 § 4 k.p., wymaga od pracodawcy nie tylko wskazania przyczyny, ale także jej precyzyjnego i rzetelnego uzasadnienia. Przyczyna musi być konkretna, rzeczywista i możliwa do obrony przed sądem – zarówno w przypadku wypowiedzeń indywidualnych, jak i przy zwolnieniach opartych na kryteriach porównawczych.
Orzecznictwo Sądu Najwyższego jednoznacznie wskazuje, że:
• formalizm nie zastąpi obiektywizmu – nawet najbardziej szczegółowa matryca punktowa nie obroni przed zarzutem nierzetelnego traktowania, jeśli oceny są dowolne lub nieweryfikowalne,
• opis kryteriów to za mało – każda ocena cząstkowa musi być uzasadniona faktami i możliwa do obrony,
• spójność działań organizacyjnych ma znaczenie – zatrudnianie nowych osób przy jednoczesnych zwolnieniach może podważyć realność przyczyny.
W praktyce oznacza to, że pracodawca, decydując się na wypowiedzenie, powinien:
• przygotować uzasadnienie oparte na faktach, a nie ogólnikach,
• dbać o transparentność kryteriów i ich komunikację pracownikowi,
• być gotowym do wykazania przed sądem, jak i dlaczego przyznano określone oceny.
Wniosek jest prosty: liczby i procedury są tylko narzędziem. To rzetelność, spójność i możliwość obrony przyczyn w sądzie decydują o tym, czy wypowiedzenie zostanie uznane za zgodne z prawem.
