Choć większość transakcji w gastronomii kończy się wydaniem paragonu, obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) może okazać się wyzwaniem przede wszystkim przy obsłudze większych zamówień – takich jak catering, imprezy firmowe czy rezerwacje grupowe. Zwracają na to uwagę eksperci firmy POSbistro.
Według danych GUS w Polsce działa ponad 101 tys. lokali gastronomicznych, a wartość rynku systematycznie rośnie. Jednocześnie branża jest bardzo zróżnicowana – od małych rodzinnych restauracji po rozbudowane sieci z centralną księgowością. To sprawia, że przygotowanie do obowiązkowego korzystania z KSeF może przebiegać w różnym tempie.
Eksperci podkreślają, że w codziennej działalności restauracji faktury stanowią niewielki odsetek dokumentów sprzedaży. Najczęściej wystawiane są przy organizacji eventów, cateringu, współpracy B2B czy większych rezerwacjach. To właśnie w tych przypadkach pojawiają się najbardziej złożone rozliczenia.
– Faktury w gastronomii dotyczą zwykle transakcji o znacznie wyższej wartości niż standardowa sprzedaż detaliczna. Im większy udział cateringu czy wydarzeń firmowych, tym większe znaczenie ma prawidłowe przygotowanie dokumentów i wsparcie ze strony systemu sprzedażowego – mówi Damian Szczypczyk, Key Account Advisor w POSbistro.
Jak wskazują eksperci, największe problemy mogą pojawić się jeszcze przed wysłaniem dokumentu do KSeF. Organizacja wydarzeń często wiąże się z zaliczkami, zmianami liczby uczestników, różnymi stawkami VAT czy dodatkowymi wymaganiami klientów biznesowych dotyczącymi treści faktury. W takich przypadkach kluczowe staje się uporządkowanie obiegu informacji oraz jednoznaczne określenie odpowiedzialności za przygotowanie dokumentów.
Zdaniem POSbistro wdrożenie KSeF nie zmieni codziennej obsługi sprzedaży paragonowej, ale będzie wymagało od restauratorów uporządkowania procesów związanych z fakturowaniem oraz integracji systemów sprzedażowych z księgowością. Automatyzacja może ograniczyć liczbę błędów, jednak nie zastąpi właściwej organizacji pracy.
Obowiązek korzystania z KSeF został wprowadzony etapami. Od 1 lutego 2026 r. objął największych przedsiębiorców, a od 1 kwietnia został rozszerzony na sektor MŚP. Do końca 2026 r. z obowiązku wystawiania faktur w systemie zwolnieni są najmniejsi podatnicy, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto, jednak również oni muszą być przygotowani do odbierania ustrukturyzowanych faktur.
